Аналитика счета

Взаимосвязь понятий

Как мы отметили ранее, СУ и АУ непосредственно связаны между собой. Так, синтетические бухсчета — это общая картина о показателях бухучета организации, а аналитика — это детализация сведений в разрезе каких-либо характеристик, критериев, показателей. Однако данные СУ всегда равны суммарным значениям АУ за отчетный период. Расхождений в данном случае не предусмотрено.

Что это означает? Иными словами, сведения СУ по конкретному бухсчету не могут отличаться от сумм показателей АУ по данному синтетическому бухсчету. Проконтролировать данную взаимосвязь помогают специальные бухгалтерские регистры и отчеты. Так, например, оборотная ведомость по аналитическим счетам, заполненная за отчетный период либо составленная на конкретную дату (временной промежуток), позволяет получить исчерпывающие сведения о движении объектов БУ.

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере, для наглядности используем вышеуказанные условия.

Следовательно, ключевой регистр БУ, который позволяет получить детализированную и структурированную картину о данных АУ, — это оборотные ведомости по счетам аналитического учета.

Аналитические счета бухгалтерского учёта

Аналитические счета, которые используются в бухгалтерском учёте, делятся на два вида:

  1. Количественно-суммовые. При их использовании бухгалтер помимо денежного эквивалента ведёт количественный учёт, к примеру, обозначает число листов шифера, оприходованных на склад.
  2. Аналитические. На суммовых аналитических счетах используется учёт исключительно в денежном эквиваленте.

Количественный, а также ведущийся параллельно с ним аналитический учёт должны быть организованы таким образом, чтобы показатели по ним совпадали в итоговом значении и позволяли осуществлять взаимный контроль.

Аналитические счета используются для детализации информации. В зависимости от специализации предприятия учёт может вестись в разрезе трудовых и денежных измерителей, натуральных показателей, отдельных операций, обязательств или видов имущества.

Яркий пример синтетического счёта, по которому часто закрепляется большое количество аналитических категорий — счёт 41 «Товары». Не менее распространённым примером считается 60-й счёт «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Если у вашей фирмы более одного поставщика, поступления по ним целесообразно разделить. Компаниям, у которых десятки и сотни поставщиков такой подход к ведению учёта жизненно необходим.

Система аналитических счетов

Система ведения аналитического учёта предполагает более детализированное оприходование поступающих активов часто не только в денежном эквиваленте, но и в натуральном выражении. При этом часто преследуется цель занести в программу максимально возможный объем информации, чтобы углубить уровень анализа хозяйственной деятельности предприятия и ужесточение контроля над ней.

Аналитический счёт, несмотря на детализирующую функцию, способствует группировке и обобщению данных, которые объединяются синтетическими счетами. Открытие аналитического счёта возможно только к сложному счёту синтетического учёта.

Совет от Сравни.ру: Несмотря на преимущества аналитических счетов далеко не все бухгалтера используют их в своей работе. Часто причиной нежелания детализировать поступающие активы становится реальная лень. Чтобы изначально начать корректное оприходование товара (так как это делается на предприятии) рекомендуется детально изучить план счетов в программе 1С и начать проведение первичной документации по такому же принципу.

Синтетические и аналитические счета

По способу экономической группировки и обобщения информации (степени детализации учетных записей) счета подразделяются на:

  • • синтетические счета (счета первого порядка);
  • • субсчета (счета второго порядка);
  • • аналитические счета.

Соответственно синтетический учет ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета, а аналитический учет — на аналитических счетах.

Промежуточное положение между синтетическими и аналитическими счетами занимают субсчета.

Синтетические счета — это счета бухгалтерского учета, предназначенные для учета информации о составе и движении однородных групп хозяйственных средств организации, источниках и хозяйственных процессах, на которых учетные записи производятся в обобщенном виде и в денежном измерителе.

Синтетические счета являются балансовыми и считаются счетами первого порядка.

Количество синтетических счетов ограничено Планом счетов (74 балансовых счета).

Синтетические счета дают обобщающую характеристику объекту учета.

Синтетические счета, не требующие ведения аналитического учета, называются простыми (например, счет 57 «Переводы в пути»).

Синтетические счета, которые требуют ведения аналитического учета, называются сложными (например, счет 10 «Материалы», счет 08 «Вложения во внеоборотные активы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными и лицами» и др.).

Синтетический учет согласно ст. 2 Закона «О бухгалтерском учете» рассматривается как учет обобщенных данных, раскрывающих виды имущества, обязательств и хозяйственные операции по строго установленным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.

Содержание синтетических счетов раскрывают данные аналитических счетов. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

Ввиду того, что план счетов общий для всех отраслей, из названий синтетических счетов не видна отраслевая принадлежность организации.

Данные синтетических и аналитических счетов используются при заполнении форм бухгалтерской отчетности, и, прежде всего, бухгалтерского баланса, а значит, — для анализа финансово-хозяйственной деятельности организации.

Аналитические счета (третьего, четвертого, пятого и так далее порядка), как счета детальные, необходимы, прежде всего, для текущего оперативного руководства, управления и контроля за правильным использованием имущества организации.

Для управления финансово-хозяйственной деятельностью организации, оценки ее места в рыночной экономике, анализа состояния расчетов с партнерами недостаточно располагать только общими показателями, необходимо иметь еще и детализированные данные по объектам учета.

В то же время каждая организация имеет свой предмет (предметы) деятельности, определенную отраслевую направленность (промышленность, торговля, строительство, транспорт и т. д.). Для осуществления предмета своей деятельности организация должна иметь определенные ресурсы, источники их пополнения, договоры и многое другое, что требует более детального учета с применением натуральных измерителей, реквизитов контрагентов и т. д.

Аналитические счета открываются в развитие определенного синтетического счета в разрезе его видов, частей, статей и, где это требуется, с оценкой информации в натуральном, трудовом и денежном выражении.

Аналитические счета могут быть третьего, четвертого, пятого и так далее порядка в зависимости от поставленной цели, связанной с подготовкой, обоснованием и принятием соответствующих управленческих решений или выяснением положения организации на рынке, конкурентоспособности вырабатываемой и реализуемой ею продукции (работ, услуг) и т. д.

Аналитический счет — это подробный (детализированный) счет, на котором учет хозяйственных операций осуществляется как в денежном, так и в натуральном измерении.

В ст. 2 Федерального закона «О бухгалтерском учете» аналитический учет определен как учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.

Между аналитическими и синтетическими счетами существует взаимосвязь, так как аналитические счета — это счета, расшифровывающие и детализирующие конкретное содержание синтетических счетов.

Рассмотрим более подробно особенности синтетических и аналитических счетов.

Пример. На 1 января 20хх г. на складе швейной фирмы «Снежинка» числилось тканей на сумму 51 000 руб., пуговиц — на сумму 3000 руб. Итоговый остаток на начало месяца сырья и материалов составил 54 500 руб.

В течение месяца была оприходована ткань, поступившая от поставщика, на сумму 24 000 руб., пуговицы — на сумму 7500 руб., были отпущены в производство материалы на сумму 63 800 руб. и пуговицы — на сумму 9000 руб.

Синтетический счет «Материалы» содержит следующую инфор-

мацию за отчетный месяц (руб.):

Счет 10 «Материалы»

Дебет

Кредит

Начальное сальдо 54 000

1)31 500

2) 72 800

Оборот — 31 500

Оборот — 72 800

Конечное сальдо — 12 700

Представленная в нем информация в самом общем виде показывает наличие и движение данного вида имущества. Она дает стоимостную оценку материалов, не раскрывая конкретные характеристики этого объекта учета. Такие сведения можно получить только при применении аналитических счетов.

Представим содержание синтетического счета «Материалы», состоящим из трех аналитических счетов: «Ткань пальтовая» (табл. 5.1), «Ткань костюмная» (табл. 5.2) и «Пуговицы» (табл. 5.3).

Таблица 5.1

Дебет «Ткань пальтовая» Кредит

Номер операции

Количество, м

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Номер

операции

Количество, м

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Сальдо на начало месяца

21 000

2)

23 800

1)

14 000

Оборот за месяц

14 000

Оборот за месяц

23 800

Сальдо на конец месяца

11 200

Таблица 5.2

Дебет «Ткань костюмная» Кредит

Номер операции

Количество, М

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Номер

операции

Количество,

(шт.)

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Сальдо на начало месяца

30 000

2)

40 000

1)

10 000

Оборот за месяц

10 000

Оборот за месяц

40 000

Сальдо на конец месяца

Таблица 5.3

Дебет «Пуговицы» Кредит

Номер операции

Количество, шт.

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Номер

операции

Количество, м

Цена,

руб.

Сумма,

руб.

Сальдо на начало месяца

2)

1)

Оборот за месяц

Оборот за месяц

Сальдо на конец месяца

Из данной схемы записей по синтетическому счету 10 «Материалы» можно вывести следующие общие арифметические закономерности, выраженные формулами:

Сн 1 порядка = (Сн + Сн + и т. д.) II порядка;

Сн 11 порядка = (Сн + Сн + и т. д.) III порядка;

Сн III порядка = (Сн + Сн + и т. д.) IVпорядка;

Как видно из примера и приведенных формул:

  • • сумма сальдо начальных остатков по субсчетам (счетам II порядка), открытым в разрезе соответствующего синтетического счета, равна начальному сальдо по этому синтетическому счету (счету I порядка);
  • • сумма сальдо начальных остатков по аналитическим счетам III порядка, открытым в разрезе соответствующего счета II порядка, равна начальному сальдо по этому счету II порядка;
  • • сумма сальдо начальных остатков по аналитическим счетам IV порядка, открытым в разрезе соответствующего счета III порядка, равна начальному сальдо по этому счету III порядка и т. д.

Как видим, по синтетическому счету 10 «Материалы» остаток на начало месяца в сумме 54 000 руб. в аналитическом учете представлен счетом «Ткань пальтовая» в сумме начального остатка 14 000 руб., счетом «Ткань костюмная» на 30 000 руб. и счетом «Пуговицы» на 3000 руб. Остатки по этим счетам равны общему итогу потому, что они составляют части целого экономически однородного объекта, детализируя его и тем самым раскрывая экономическую сущность данного синтетического счета. Детализация достигается тем, что остатки по аналитическим счетам приведены как в натуральном, так и денежном измерении. Совпадают суммы их дебетовых оборотов 31 500 руб. (14 000 + 10 000 + 7500) с суммой оборота по дебету синтетического счета 10 «Материалы» — 31 500 руб. Равенство имеет место по кредитовым оборотам аналитических счетов 72 800 руб. (23 800 + + 40 000 + 9000) с суммой оборота объединяющего их синтетического счета 72 800 руб. Наконец, соблюдается тождество конечных остатков по аналитическим счетам 12 700 руб. (11 200 + 1500) с остатком на конец месяца по счету 10 «Материалы» — 12 700 руб. Данное тождество обусловлено тем, что суммы по каждой операции в отчетном периоде по аналитическим счетам отражаются на той же стороне, что и на синтетическом. Итог этих сумм, отраженный по каждой операции на аналитических счетах, всегда равен итогу на общую сумму, отраженную по той или иной операции обобщающего их синтетического счета.

Равенство конечных остатков по аналитическим счетам с конечным остатком синтетического счета 10 «Материалы» вызвано тем же, что и равенство начальных остатков. Совпадение всех сумм вполне логично, поскольку одновременно осуществлялись параллельные записи в аналитических и синтетических счетах. Разница состоит лишь в том, что в аналитических счетах начальные и конечные остатки, а также движение по этим счетам в отчетном периоде отражались в развернутом виде как в натуральном (м, шт.) с указанием цены за единицу, так и по стоимости. В синтетическом же счете как остатки, так и операции показаны общим итогом в денежной оценке. Такая методология учета характерна почти для всех аналитических и синтетических счетов, затрагивающих наличие и движение хозяйственных средств. Счета источников хозяйственных средств, характеризующие собственный и заемный капитал, в аналитическом и синтетическом учете ведутся, как правило, в денежном выражении.

Исключение касается той части хозяйственных средств и источников их образования, которая выражена в иностранной валюте. В таком случае возникает необходимость пересчета выраженной в этой валюте стоимости имущества и обязательств в рубли.

В аналитическом и синтетическом учете ведется параллельный их учет раздельно по каждому направлению иностранной валюты с пересчетом в рубли.

Пересчет соответствующей части стоимости имущества и обязательств, выраженной в той или иной иностранной валюте, в рубли осуществляется по курсу котировки Центрального банка Российской Федерации для конкретной иностранной валюты по отношению к рублю.

Для целей бухгалтерского учета пересчет в рубли производится по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату совершения хозяйственной операции в иностранной валюте.

По таким видам имущества и обязательств, как денежные средства в кассе, на счетах в банках и иных кредитных учреждениях, денежные и платежные документы, краткосрочные ценные бумаги, средства в расчетах, остатки средств целевого финансирования, выраженных в иностранной валюте, пересчет стоимости в рубли осуществляется на дату совершения хозяйственной операции в иностранной валюте и на дату составления бухгалтерской отчетности. Кроме того, пересчет стоимости денежных средств в кассе, на счетах в банках и иных кредитных учреждениях допускается производить по мере изменения курсов иностранных валют, котируемых Центральным банком Российской Федерации.

Различные единицы измерения используются также при отражении операций по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По данному счету аналитический учет ведется по каждому работнику не только в денежном (руб.), но и в натуральном измерителях.

Отмеченные нюансы в ведении некоторых аналитических и синтетических счетов скорее исключение, чем правило. Общее же правило состоит в том, что схема аналитических счетов, на которых ведется учет источников хозяйственных средств и расчетов, обычно совпадает со схемой объединяющих их синтетических счетов. Эта схема выглядит значительно проще, и ведение учета при этом менее трудоемко, чем на аналитических счетах учета имущества.

Общий вывод, который следует сделать из взаимосвязи аналитических и синтетических счетов, состоит в том, что начальные и конечные остатки, равно как и обороты по дебету и кредиту аналитических счетов, должны быть соответственно равны начальному и конечному остатку, а также обороту по дебету и кредиту объединяющего их синтетического счета.

Совокупность всех счетов организации с соответствующими номерами называется рабочим планом счетов.

В настоящее время организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

План счетов, утвержденный Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).

Для учета специфических операций организация может по согласованию с Минфином России вводить в План счетов дополнительные счета, используя свободные номера счетов.

Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности.

Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

В зависимости от уровня объекта управления и решаемых задач бухгалтерскую информацию необходимо дифференцировать по ее максимуму и минимуму, объектам управления, срокам выдачи и частоте повторяемости.

Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией исходя из Инструкции по применению общего Плана счетов, Положений по бухгалтерскому учету и других нормативных актов, методических указаний по вопросам бухгалтерского учета (основных средств, материально-производственных запасов и т. д.).

Правила ведения аналитических счетов:

  • 1) количество аналитических счетов определяется нуждами организации;
  • 2) хозяйственные операции и в синтетических, и в аналитических счетах записываются на одинаковых сторонах (на дебет или на кредит). Это означает, что если синтетический счет активный, то и аналитические счета активные; если синтетический счет пассивный, то и аналитические счета пассивные. Открываемые в его развитие субсчета имеют разный характер: 90-1 — субсчет пассивный, 90-2, 90-3, 90-4 — субсчета активные;
  • 3) хозяйственная операция, записанная на счетах аналитического учета, должна быть записана на соответствующий синтетический счет (отдельно либо в обобщенном виде);
  • 4) записанная в синтетическом счете хозяйственная операция может быть детализирована в аналитических счетах, но общая сумма аналитических счетов должна равняться сумме синтетического счета, в разрезе которого открыты аналитические счета. Иными словами, на синтетический счет операция записывается общей суммой, а на аналитические счета — частными суммами, дающими в итоге ту же общую сумму;
  • 5) материальные ценности учитываются на аналитических счетах в натурально-стоимостном выражении, т. е. ведется количественно-суммовой учет;
  • 6) по окончании месяца производится сверка аналитических счетов с данными синтетического счета, в разрезе которого открыты аналитические счета, путем составления оборотной ведомости;
  • 7) оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются на основании данных текущего аналитического учета;
  • 8) аналитический учет ведется в книгах, ведомостях, карточках или лицевых карточках;
  • 9) количество оборотных ведомостей по аналитическим счетам определяется количеством синтетических счетов, в разрезе которых ведется аналитический учет;
  • 10) сальдо начальное и конечное данного синтетического счета должно быть равно сумме остатков на начало и конец месяца по счетам аналитического учета (т. е. итоговая строка оборотной ведомости по аналитическим счетам к соответствующему счету — графы «Сальдо начальное» и «Сальдо конечное» — должна соответствовать остатку на начало или конец текущего месяца конкретного синтетического счета);
  • 11) сумма оборотов за месяц по дебету и по кредиту аналитических счетов должна соответствовать оборотам по дебету и кредиту синтетического счета, в разрезе которого открыты аналитические счета (при этом итоговая строка оборотной ведомости по аналитическим счетам к соответствующему счету — графы «Приход» или «Расход» — это дебетовые или кредитовые обороты конкретного синтетического счета). Иначе говоря, оборот дебета синтетического счета равняется общему итогу дебетовых оборотов его аналитических счетов. Точно так же оборот кредита синтетического счета равен общему итогу кредитовых оборотов его аналитических счетов.

Аналитический учет в организации относится к самым трудоемким участкам работы в системе бухгалтерского учета.

Осуществление принципа тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на первое число каждого месяца реализуется посредством составления оборотных ведомостей по счетам синтетического и аналитического учета. На практике оборотные ведомости позволяют проверить правильность и взаимоувязку хронологических и системных записей синтетического и аналитического учета.