Инвентаризация в бюджетном учреждении

Содержание

Инвентаризация в бюджетных учреждениях

Инвентаризация – это один из методов бухгалтерского учета, представляет собой сверку фактического наличия имущества с показателями бухгалтерского учета на определенную дату.

Инвентаризация — это оценка, контроль за правилами хранения и состояния средств и ценностей в целом.

Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного взвешивания, обмера и подсчета.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должна проводиться инвентаризация в бюджетном и казенном учреждениях, с целью проверки товарно-материальных ценностей и документального подтверждения их наличия. В ряде случаев порядок (количество, сроки, даты, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них и т.п.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации и утверждается в учетной политике учреждения (пункт 8 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г., № 34н), за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. К таковым относятся смена руководителя бюджетного учреждения, стихийные бедствия, реорганизация и ряд других случаев).

Если вас интересует услуга проведения инвентаризации в бюджетном учреждении в 2016 году, ознакомьтесь с соответствующим разделом .

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств учреждения, а также порядок оформления ее результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина от 13,06,1995 № 49.

Согласно п.1.3 Методических рекомендаций инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств:

  • производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные)
  • имущество, не учтенное по каким либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу (п.332 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.).

Материально ответственное лицо является обязательным участником процесса инвентаризации.

До момента начала инвентаризации в школе, детском саду (ДОУ), музее или другом бюджетном учреждении материально ответственное лицо в бухгалтерию сдает все подтверждающие документы о движении имущества (приходные накладные или расходные акты).

Как провести инвентаризацию в школе или другом бюджетном учреждении

Рассмотрим поэтапно процесс проведения инвентаризации:

  • Формирование инвентаризационной комиссии.
  • Согласование сроков проведения и видов имущества для инвентаризации.
  • Подготовка приказа о проведении инвентаризации (форма, утвержденная Госкомстата России от 18 августа 1998 г № 88) Приказ утверждается руководителем учреждения.
  • Передача данных учета бухгалтерией председателю комиссии (инвентаризационные описи, сличительные ведомости).
  • Проверка фактического имущества и обязательств.
  • Сопоставление наличия имущества с данными отраженными в бухгалтерском учете.
  • Отражение результатов инвентаризации (излишки. недостача) в бухгалтерских регистрах.

Инвентаризационные описи формируются на фактическую дату проведения инвентаризации.

Описи могут быть заполнены с помощью вычислительной техники или ручным способом (по данным бухгалтерского учета).

Фактическое наличие имущества (ценностей) в описи прописываются разборчиво, шариковой ручкой или чернилами:

  • количество,
  • цену,
  • итоги.

Исправления в описи согласовываются всеми членами инвентаризационной описи.

Инвентаризации подлежат

  • Основные средства – материальные активы, действующие в течение длительного периода времени (более одного года).
  • Материальные запасы, находящаяся на различных стадиях производства (и обращения) продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс внутреннего потребления или потребления производственного. Срок полезного использования – менее одного года.
  • Расчеты с поставщиками и подрядчиками.
  • Расчеты с подотчетными лицами.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризации расчетов (с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами, с работниками) – это проверка сумм дебиторской и кредиторской задолженности на счетах бухгалтерского учета и их обоснование.

Инвентаризация расчетов с контрагентами заключается в сличение представленных актов сверки с данными бухгалтерского учета на определенную дату. Акт содержит информацию по суммам и количеству оплаченных и полученных товаров или оказанных работ, услуг.

При проведении инвентаризации с бюджетом и внебюджетными фондами в акте сверки необходимо обратить особое внимание на суммы исчисленных и фактически поступивших от налогоплательщика денежных средств в бюджет, сумм недоимки или переплаты в разрезе каждого вида налогов.

Инвентаризация расчетов с работниками — метод выявления задолженности или переплаты у сотрудников учреждения, точность исчисления налогов и правомерность применения льгот.

При инвентаризации подотчетных сумм авансовые отчеты проверяют с первичными документами обоснования расходов (кассовый чек, товарная накладная, маршрутный лист), дата выдачи и сроки предоставления отчета в бухгалтерию. Порядок расчетов с подотчетными лицами утвержден в учетной политике организации.

Статья актуальна на март 2015 года.

Екатерина Коверигина

Руководитель группы по аутсорсингу государственных учреждений.

Интеркомп ЦБУ

Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.

Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:

  • реорганизация учреждения;
  • смена или увольнение материально-ответственных лиц;
  • составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
  • подозрения по факту хищения или кражи;
  • чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Цель и задачи инвентаризации

Главная цель инвентаризации в бюджетном учреждении сводится к тому, чтобы определить, правильно ли ведется бухгалтерский учет в организации, соответствует ли он нормативному законодательству и совершаются ли противоправные действия ответственными лицами.

В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:

  1. фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
  2. сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
  3. составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
  4. определение факторов, повлиявших на расхождение информации.

Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Подготовка к проверке в бюджетном учреждении

Перед тем как осуществлять инвентаризацию в бюджетном учреждении, необходимо определиться с объектами, которые будут подвержены проверке. При этом ревизия может быть сплошной (переписываются и подсчитываются абсолютно все активы организации) или выборочной (анализируется какой-то определенный участок учета).

К объектам, которые могут быть инвентаризированы в бюджетном учреждении, следует относить:

Объект

Основные средства Материальные активы, которые используются в период более года без изменения их физических характеристик и параметров (см. → порядок проведения инвентаризации основных средств в 2018)
Материальные запасы Материальные активы, которые используются в период до одного года и при этом изменяют свою форму
Расчеты с подотчетными лицами Расчеты по операциям, связанным с предоставлением денежных средств в подотчет с последующим составлением авансового отчета и приложением к нему соответствующих подтверждающих документов
Денежные средства Все денежные средства в наличной и безналичной форме
Расчеты с поставщиками или подрядчиками Расчеты по операциям, связанным с приобретением товарно-материальных ценностей или заказом каких-либо работ и услуг.

При обязательной ежегодной проверке инвентаризации подвергаются абсолютно все объекты, а при внеплановой — только те объекты, которые требуют более пристального и тщательного анализа.

До проведения ревизии руководитель бюджетного учреждения обязан издать приказ, в котором будут освещаться все основные моменты данного мероприятия, в том числе:

  • состав и председатель инвентаризационной комиссии;
  • объекты ревизии;
  • причина проведения инвентаризации;
  • сроки осуществления данной процедуры.

Кроме того, бухгалтерия обязана провести в бухгалтерском учете все первичные документы по приходу и списанию товарно-материальных ценностей и денежных средств, чтобы он в полной мере отражал реальную картину финансового положения бюджетного учреждения. Это касается и материально-ответственных лиц — они также должны подготовить всю необходимую документацию и представить ее в бухгалтерию для обработки.

Документы до и после проведения инвентаризации

К основным документам, которые составляются до инвентаризации и после ее непосредственного проведения, следует относить:

Документ

Описание

Приказ на проведение инвентаризации в бюджетном учреждении (форма ИНВ-22) Издается руководителем организации за 10 дней до осуществления мероприятия и предполагает освещение основных моментов по ревизии
Инвентаризационная опись (форма ИНВ-1, форма ИНВ-3) Составляется на основании данных фактического пересчета и переписи имущества учреждения и содержит наименование, инвентарные номера (при наличии) и количественное выражение объектов
Сличительная ведомость (форма ИНВ-18) Составляется в том случае, когда данные фактического и бухгалтерского учета расходятся по каким-либо объектам ревизии
Дополнительные документы Могут составляться при необходимости, когда нужно дополнительно расшифровать данные или составить пояснения
Приказ по инвентаризации Руководитель на основании инвентаризационных документов издает приказ о результатах проводимого мероприятия, а также приказ о привлечении к ответственности всех установленных виновных лиц

Функции инвентаризационной комиссии

Как было сказано ранее, в приказе прописывается, кто именно входит в состав инвентаризационной комиссии и кто является ее председателем. Как правило, такая группа является постоянно действующей, то есть избирается на длительный срок. В инвентаризационную комиссию входят сотрудники из разных отделов, но ни одно материально-ответственное лицо не может быть привлечено к проведению данного мероприятия.

Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.

Основными функциями, возложенными на инвентаризационную комиссию, следует считать следующие:

  1. фактическая перепись и пересчет всех товарно-материальных ценностей;
  2. проверка документации на основные средства и иные ценности, принятые к учету;
  3. составление инвентаризационных описей с непосредственным поименным указанием всех объектов ревизии и их количества;
  4. сопоставление данных фактического и бухгалтерского учета;
  5. составление сличительных ведомостей при выявлении расхождений;
  6. выявление причин появления таких отклонений;
  7. подготовка предложений по изменению учета или устранению операций, влекущих за собой ошибки и неточности.

4 Этапа проведения инвентаризации

Всю процедуру проведения инвентаризации можно условно разделить на несколько взаимосвязанных этапов, к которым относятся:

Этап

Описание

Подготовительный Руководителем издается приказ, документы проводятся в бухучете, создается инвентаризационная комиссия
Фактический Комиссия осуществляет перепись наименований и количества объектов ревизии, составляет инвентаризационные описи
Сличительный Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета, выявляет отклонения, составляет сличительные ведомости
Заключительный Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета, руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении к ответственности виновников

Каждый из этих этапов важен, поскольку от него зависят результаты инвентаризации, поэтому к каждому из них должен быть организован тщательный и аккуратный подход. Нужно учитывать, что для получения максимально достоверных данных необходимо проконтролировать, чтобы бухгалтеры и материально-ответственные лица в полной мере выполнили поставленные перед ними задачи, а также в состав комиссии входили только ответственные сотрудники. Кроме того, при проведении фактического этапа инвентаризации при перерывах в данном процессе помещения должны быть опечатаны, а документы спрятаны в сейфах, закрываемых на ключ.

Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении

Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?

Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.

Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?

Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.

Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?

Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.

Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?

Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.

Вопрос №5. Кто из материально-ответственных лиц должен подписывать инвентаризационную ведомость, если происходит их смена — тот, с кого снимаются обязанности, или тот, на которого они возлагаются?

В данном случае при смене ответственных сотрудников инвентаризационную ведомость должны подписывать оба работника, поскольку один из них сдает вверенные ему объекты ревизии, а другой принимает их на ответственное хранение.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

>Проведение инвентаризации в бюджетном учреждении

Когда проводить инвентаризацию в бюджетном учреждении

Инвентаризацию нужно проводить для того, чтобы проверить фактическое наличие имущества и его состояние на установленную дату с данными бухучета. А если при проверке обнаружены ошибки, исправить их в отчетном периоде. Инвентаризация бывает двух видов: обязательная и добровольная.

Случаи добровольной инвентаризации закрепите в учетной политике. Например:

  • внезапные проверки кассы;
  • инвентаризация имущества у вновь нанятых ответственных сотрудников;
  • инвентаризация имущества, если нарушены правила его хранения, приемки, реализации, а также другие случаи.

Внезапные проверки проводите по отдельному распоряжению руководителя. Плановые – утвердите в графике инвентаризаций.

Ежегодно перед годовой отчетностью проводите обязательную инвентаризацию всех объектов бухучета, в том числе и на забалансе. Делайте это в период с 1 октября по 31 декабря. Ревизия нужна для того, чтобы подтвердить достоверность данных годовой отчетности. Также инвентаризация обязательна, когда учреждение:

  • передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование или на хранение;
  • выкупает или продает имущество – комплекс объектов учета;
  • меняет ответственных, материально ответственных сотрудников;
  • выявляет кражу, злоупотребление или порчу имущества;
  • после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
  • реорганизуют или ликвидируют учреждение. Инвентаризацию нужно будет провести перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс;
  • в других случаях, установленных законодательством или по решению вышестоящего органа. Например, федеральные учреждения инвентаризируют дебиторку по расходам и капвложения .

Какой порядок проведения инвентаризации

Обратите внимание! В 2018 году порядок проведения инвентаризации изменился, пошаговую инструкцию по новым правилам смотрите в рекомендации Системы Госфинансы Далее мы рассмотрим только общие правила проведения инвентаризации.

Есть три способа, как закрепить порядок проведения обязательной и добровольной инвентаризации.

  1. Раздел единого текста учетной политики;
  2. Отдельное приложение к учетной политике;
  3. Локальный акт учреждения со ссылкой на него в учетной политике.

Чаще всего учреждения используют второй вариант. Независимо от выбранного способа в документе нужно прописать:

  • график инвентаризаций в отчетном году. Для ежегодной инвентаризации установите конкретные даты;
  • сроки инвентаризаций;
  • перечень имущества, обязательств, финансовых активов и других объектов для проверки.

Инвентаризация проходит в несколько этапов (таблица 1). На каждом этапе нужно подготовить соответствующий документ.

Необходимо закрепить новый порядок проведения инвентаризации в учетной политике. Как внести изменения смотрите на примере в статье журнала Учет в учреждении

Таблица 1. Этапы инвентаризации

Этап

Описание

Подготовительный

  • Подготовьте имущества к инвентаризации;
  • подготовьте документы, необходимые для инвентаризации;
  • издайте приказ о проведении инвентаризации;
  • создайте инвентаризационную комиссию;
  • распечатайте инвентаризационные описи материальных ценностей отдельно на каждое материально-ответственное лицо.

Фактический

Комиссия проверяет фактическое наличие имущества и составляет инвентаризационные описи

Сличительный

Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета. Если обнаружено отклонение, то она составляет сличительные ведомости и выявляет причины расхождений

Заключительный

  • Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета,
  • руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении виновных лиц к ответственности.

Рекомендации экспертов на тему инвентаризации в Системе Госфинансы

  • Особенности инвентаризации нефинансовых активов
  • Как учесть излишки, выявленные в ходе проведения инвентаризации
  • Ошибки при инвентаризации
  • Формы регистров по учету результатов инвентаризации

Как подготовится к проверке

Перед началом инвентаризацией сделайте следующее:

1. Определите, какие объекты будут подвержены проверке. Это могут быть:

  • основные средства,
  • материальные запасы,
  • расчеты с подотчетными лицами,
  • денежные средства в наличной и безналичной форме,
  • расчеты с поставщиками или подрядчиками.

Важно запомнить!

При обязательной инвентаризации проверяйте все объекты учета, а при внеплановой — только те, которые требуют более пристального и тщательного анализа

2. Издайте приказ о проведении инвентаризации.

Образец заполнения приказа смотрите в Системе Госфинансы.

3. Подготовьте инвентаризационные описи.

4. Получите от материально-ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации:

  • они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество и отчеты о движении материальных ценностей и денег,
  • оприходовали и списали в расход все ценности, поступившие под их ответственность.

5. Проверьте договора о материальной ответственности и сроки их действия.

Необычная инвентаризация белок: взгляд айтишника

Какие функции возложены на инвентаризационную комиссию

Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия, состав которой утвержден руководителем. Порядок формирования комиссии, пропишите в учетной политике. Включите в ее состав сотрудников:

  • из администрации;
  • бухгалтерии, службы внутреннего контроля или аудита;
  • специалистов других служб и отделов учреждения: инженер, экономист, техник.

В состав комиссии можете включить независимого консультанта, например аудитора из другой компании.

Инвентаризационная комиссия отвечает:

  • за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя,
  • за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках материальных ценностей,
  • за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

До начала инвентаризации комиссия должна:

  • получить из бухгалтерии учётные данные по наличию проверяемых материальных ценностей,
  • проверить весовое и измерительное оборудование,
  • опечатать все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),
  • предложить материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы. Председатель комиссии должен расписаться на каждом из этих документов.

Все члены комиссии должны присутствовать во время инвентаризации. Если будет отсутствовать хотя бы один человек, то результаты ревизии могут признать недействительными. Если в учетной политике прописано, что инвентаризировать имущество можно путем онлайн видео- и фотофиксации, то присутствовать лично на проверке не надо. Основание — письмо Минфина № 02-07-10/77499 от 23 декабря 2016 г.

Как оформить результаты инвентаризации

В этом году вам впервые в период инвентаризации надо выявить активы, которые необходимо обесценить. Кроме того, по итогам инвентаризации вы можете обнаружить имущество, которое перестало быть активом, найти излишки, недостачу или пересортицу. Читайте, как провести проверку и отразить в бухучете результаты инвентаризации

Результаты инвентаризации оформите документально. Комиссия должна на всех инвентаризационных описях на титульной странице поставить свое заключение. После этого все члены комиссии подписывают документы. Ответственный сотрудник также подтверждает своей подписью, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.

На основании инвентаризационных описей составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Подпишите его у комиссии, а затем утвердите руководителем.

Если во время инвентаризации нашли отклонения с учетом, то к акту приложите ведомость расхождений по форме 0504092.

Если во время инвентаризации поступили новые товары, оформите их отдельной описью и оприходуйте товары после инвентаризации. На сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи.

Результаты инвентаризации отразите:

  • в учете и отчетности того месяца, когда ее закончили;
  • в годовой отчетности – для инвентаризации по итогам года;
  • в учете на дату ликвидации или реорганизации – для учреждений, которые ликвидируют или реорганизуют.

Документы до и после проведения инвентаризации

Все основные документы, которые нужно составить к инвентаризации и после ее проведения, приведены в таблице 2.

Таблица 2. Документы до и после проведения инвентаризации

Документ

Форма

Описание

Приказ руководителя о проведение инвентаризации

  • утвержденная ( ф. ИНВ-22 ),
  • произвольная

Можете использовать любую из форм. Главное издать приказ за 10 дней до начала проверки. Пропишите в нем основные моменты по ревизии (причину и сроки проведения, состав комиссии, какое имущество или обязательства подлежат проверке)

Инвентаризационные описи

  • инвентаризационная опись ценных бумаг ( ф. 0504081 );
  • инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств ( ф. 0504082 );
  • инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) ( ф. 0504083 );
  • инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ в ценных бумагах ( ф. 0504084 );
  • инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям ( ф. 0504085 );
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ( ф. 0504086 );
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ( ф. 0504087 );
  • инвентаризационная опись наличных денежных средств ( ф. 0504088 );
  • инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ( ф. 0504089 );
  • инвентаризационная опись расчетов по поступлениям ( ф. 0504091 ).

Сформируйте по данным фактического пересчета и переписи имущества учреждения. Проверьте наименование, инвентарные номера (при наличии) и количественное выражение объектов

Акт о результатах инвентаризации

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835)

Составьте его после того, как проверите все объекты и закроете описи.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Подготовьте документ, если данные фактического и бухгалтерского учета расходятся по каким-либо объектам ревизии

Дополнительные документы

Произвольная форма

Используйте, если нужно дополнительно расшифровать данные или составить пояснения

Приказ руководителя по результатам инвентаризации

Произвольная форма

На основании всех документов по инвентаризации руководитель издает приказ. В нем он прописывает порядок устранения расхождений, а также об ответственности всех установленных виновных лиц.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

ГЛАВБУХ-ИНФО

В приказе о проведении инвентаризации используется формулировка: «Провести инвентаризацию материально-производственных запасов в период с 1 по 30 октября 2016 года по состоянию на 01.10.2016». Так как материально-производственных запасов (далее — МПЗ) большое количество, то создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий, которые согласно графику проведения инвентаризации в разные сроки в период с 1 по 30 октября приступают к проведению инвентаризации. Например, одна из комиссий приступила к инвентаризации 11 октября. Однако в период с 1 по 10 октября со склада производился отпуск материалов в производство (инвентаризационная комиссия при этом отпуске не присутствовала).

При оформлении инвентаризационной описи какую дату указать датой начала проведения инвентаризации и датой составления описи?

На какую дату необходимо сравнивать выявленные в ходе инвентаризации остатки МПЗ и данные бухгалтерского учета?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В приказе о проведении инвентаризации МПЗ не следует использовать формулировку: «по состоянию на 01.10.2016». Датой инвентаризации считается дата фактического ее проведения. Выявленные остатки МПЗ на 11.10.2016 заносятся в инвентаризационную опись и сравниваются с данными бухгалтерского учета на ту же дату.

Обоснование позиции:

Порядок проведения инвентаризации регламентирован в следующих нормативных документах:

— Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ);

— Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение N 34н);

— Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 N 49 (далее — Методические указания N 49).

Содержание инвентаризации выражено в части 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ: при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами (часть 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). Одним из случаев обязательного проведения инвентаризации является инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 Положения N 34н).

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями N 49. Кроме того, инвентаризациям и проверкам МПЗ посвящен одноименный подраздел IV раздела 1 «Общие вопросы бухгалтерского учета материально-производственных запасов» Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).

Хотя ни в одном нормативном документе это не написано, но по смыслу инвентаризация может производиться в двух разных формах: натуральной и документальной.

Инвентаризация в натуральной форме используется для проверки активов, имеющих материально-вещественную форму, которые можно подсчитать, взвесить, обмерить (например основные средства, МПЗ, денежные средства в кассе). Такая проверка имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.7 и 2.8 Методических указаний N 49).

При документальной инвентаризации наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами (дебиторская и кредиторская задолженность, расходы будущих периодов, резервы и т.д.).

Указанное выше деление имеет прямое отношение к определению даты инвентаризации. При инвентаризации в документальной форме необходимо предварительно определить дату, по состоянию на которую она проводится, а время проведения собственно документальной проверки не имеет существенного значения. Например, время сверки расчетов с дебиторами и кредиторами обычно сильно затягивается по сравнению с датой, на которую фиксируется задолженность.

При инвентаризации в натуральной форме дата инвентаризации — это всегда дата окончания фактического проведения инвентаризации, и поэтому она не может быть заранее зафиксирована. В приказе о проведении инвентаризации поэтому обычно указывают период, в течение которого должна быть проведена инвентаризация. Отметим, что различие прослеживается и в оформлении. При натуральной форме инвентаризации обычно оформляются инвентаризационные описи, а при документальной — акты инвентаризации.

Поэтому при проведении инвентаризации МПЗ дата инвентаризации (которая отражается в инвентаризационной описи) — это дата завершения рабочей инвентаризационной комиссией проверки по конкретному складу (месту хранения), по которому составляется данная опись.

Высказанная выше мысль подтверждается комплексным анализом нормативных документов.

Если организация использует унифицированные формы, утверждённые постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, то в приказе на проведение инвентаризации, который оформляется по форме N ИНВ-22, предусмотрены строки: «К инвентаризации приступить такого-то числа и окончить такого-то числа», но не предусмотрено указание на число, на которое должна производиться инвентаризация. Аналогичное оформление приказа предусмотрено в Приложении N 1 к Методическим указаниям N 49.

В соответствии с п. 2.4 Методических указаний N 49 до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица (далее — МОЛ) дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Поступление и расходование МПЗ во время проведения инвентаризации по общему правилу не предусмотрены. Если они, как исключения, все же имеют место, то оформляются отдельными описями и отражаются в бухучете после окончания инвентаризации (пп. 3.18-3.19 Методических указаний N 49).

Таким образом, датой начала инвентаризации МПЗ считается дата, когда рабочая инвентаризационная комиссия фактически приступила к работе на конкретном складе (в рассматриваемом случае — 11 октября). Все документы по движению МПЗ до этой даты должны быть уже сданы в бухгалтерию, что подтверждается распиской МОЛ. По окончании проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись, на которой проставляется дата фактического завершения инвентаризации на складе. Понятно, что в опись заносится фактическое наличие МПЗ на складе на дату проведения инвентаризации.

Для сравнения данных инвентаризации с данными бухучета бухгалтерия на основе показателей отчетности на 01.10.2016 и данных о движении МПЗ по складу за период с 1 по 10 октября 2016 года выводит теоретические остатки по каждой позиции на 11.10.2016, которые используются для окончательного заполнения описи.

В целом, сравнение данных инвентаризации с данными бухгалтерского учета МПЗ производится на дату проведения инвентаризации на каждом складе (месте хранения), на основании выявленных результатов (излишков и недостач) корректируются бухучет и, соответственно, годовая бухгалтерская отчетность.

Ответ подготовил:

Буланцов Михаил
Контроль качества ответа:
аудитор, член МоАП Мельникова Елена