Исправления в кассовой книге

Ошибки в кассовых бухгалтерских документах. Как исправить.

Поиск Лекций

Кассовые документы можно составлять только по унифицированной форме. От того исправлять ошибки в этих бумагах нужно по-особому.

Кассовые ордера с ошибками инспекторы могут не принять на проверке. Налоговики посчитают, что компания вообще не оформила документ. Тогда сумму из приходника посчитают неучтенной выручкой, а деньги из расходника прибавят к остатку наличных. В итоге возможен штраф в 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Чтобы избежать проблем, исправьте документы.

Ø Ошибки, которые делают в документах чаще всего.

Налоговики проверяют 3 основных документа — приходные и расходные ордера, а также кассовую книгу. Почти все ошибки в документах опасные.

В приходных и расходных ордерах компании записывают проводки. Ошибки в них можно не исправлять в одном случае — когда в учете все верно, а записи неточные только в кассовых документах. Главное не искажать учет (письмо Минфина России от 12.07.12 № 02-06-10/2711).

I. Кассовые документы.

Любые ошибки в суммах опасны. В расходный ордер сумму вносят 3 раза. В приходном ордере компания пишет сумму 4 раза — по 2 раза цифрами и прописью в основной части документа и в квитанции, которую передают физическому лицу, которое внесло деньги. Все записанные в документе суммы должны совпадать.

Часто допускаемые ошибки в расходном ордере Часто допускаемые ошибки в приходном ордере
Разработаны собственные формы документов по кассе. Компания не вправе разрабатывать собственные формы документов по кассе. Документ не по форме инспекторы не примут на проверке и посчитают, что компания не составила первичку по операции. Не проставляются штампы кассира. Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы кассир проставлял на документах оттиск штампа с надписью об операции (п. 4.4 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210‑У). Например, на приходном ордере — «Принято»
Вместо ФИО получателя вносится название компании. В расходный кассовый ордер нужно внести ФИО лица, которое получает деньги, а не название компании. Например, если приехал работник контрагента с доверенностью, внесите именно его данные. При этом запишите, что он действует по доверенности от контрагента. Сведения в квитанциине совпадаютсо сведениями в приходном ордере. Информация в квитанции должна совпадать со сведениями в ордере. Это касается всех данных: суммы, основания, подписей и дат.
Исправления внесены зачеркиванием или корректором. Нельзя черкать и пользоваться корректором при заполнении ордера. Записи в документе должны быть аккуратными. Иначе потребуется заполнить новый документ. Сумма в приходном ордере не совпадает с внесенной физическим лицом. Сумма в приходном ордере должна совпадать с той, которую внесло физическое лицо. Из-за расхождений хоть в несколько рублей оформляйте новый ордер.
Нет записи о доверенности. В расходный кассовый ордер нужно внести запись о доверенности, если на ее основании работник контрагента получал деньги. Саму доверенность нужно приложить к ордеру. Иначе операцию не засчитают. Не заполняется основание для внесения денег. В приходном ордере нужно заполнить основание для внесения денег. Безопаснее писать четкое назначение. Например, возврат подотчетных средств. Иначе налоговики могут посчитать деньги неучтенной выручкой.
5. Не правильно заверенныекассовые документы. Заверять все кассовые документы должны 2 сотрудника: главный бухгалтер (или рядовой бухгалтер) и кассир. Расходный ордер подписывает еще и руководитель. Из порядка следует, что подпись директора нужна, если документ не заверял главбух или бухгалтер. Но в самой форме реквизит подписи остался, поэтому безопаснее брать визу у руководителя.

II. Кассовая книга.

Вести кассовую книгу обязаны все компании, которые работают с наличными. Причем документ должен быть в каждом подразделении организации, ведь обособленный офис передает копию листа книги в компанию. Если регистра не будет, инспекторы выпишут штраф за каждое подразделение без книги (письмо ФНС России от 17.08.17 № СА-4-20/16322).

o Часто допускаемые ошибки в кассовой книге.

§ Часто неверно вносят проводки.

Это может привести к ошибкам в учете. Записи в книгу нужно вносить каждый день. Если операций не было, лист книги за день можно не оформлять (п. 4.6 Указания № 3210-У). Иначе перечисляйте записи по каждому расходному и приходному ордеру.

§ Пропускаются записи операций.

В лист книги нужно внести все операции за день, то есть информацию из всех расходных и приходных ордеров. Из-за пропусков в записях компания неверно посчитает остаток денег.

§ Неверно записывается количество кассовых документов.

Запишите количество кассовых документов, информацию о которых заполнили в книге. Если число неверное, это вызовет вопросы на проверке.

Ø Как исправить бумаги.

Способ исправления зависит от того, в каком документе Вы нашли ошибку.

Документ Как исправить ошибку
Кассовые документы. § Приходные и расходные ордера относятся к кассовым документам, а их исправлять запрещено (п. 4.7 Указания № 3210-У). Поэтому, если компания ошиблась, составьте новый документ. § Неверный ордер нужно аннулировать — перечеркнуть крест-накрест либо по диагонали, поставить надпись или штамп «Аннулирован». § Испорченный документ не выбрасывайте, а приложите к регистрам за день.
Кассовая книга. § Кассовые регистры исправлять можно. Для этого зачеркните неверные данные, поставьте правильные, дату исправления. § Заверьте правки подписями сотрудников, которые оформили документ, с расшифровкой фамилии и инициалов. Аналогичные правила есть в законе о бухучете. В нем сказано, что заверяет исправления в первичке сотрудник, который ее составил (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). § Если компания не внесла операцию в книгу, это тоже можно исправить. Дополните лист записью. Пересчитайте остаток на конец дня и поменяйте количество документов, на основании которых делали записи в книге. § В свободном месте книги поставьте запись «Исправленному верить», дату, должности, ФИО и подписи сотрудников, которые заверили исправления. § В форме кассовой книги есть места для 4-х подписей: главбуха, бухгалтера, директора и кассира. Если в компании единственный бухгалтер, он расписывается за главбуха и бухгалтера. § Записи в кассовой книге всегда заверяет кассир. Главбух или бухгалтер либо, если их нет, руководитель сверяет данные книги с ордерами и ставит подпись (п. 4.6 Указания № 3210‑У). Кроме того, из указаний по заполнению типовой формы следует, что общее число листов книги заверяют руководитель и главбух. § Фактически книгу составляет кассир. Но если сведения в ней неверные, то они не соответствуют ордерам. Поэтому главбух должен после повторной сверки поставить свою визу. Заверить записи должны кассир и главбух.

Важно:Компания вправе исправить только документы, составленные на бумаге. Вносить правки в электронные книги, ордера и ведомости после их подписания запрещено(п. 4.7 Указания № 3210-У).

Поэтому, если у Вас документооборот электронный, оформите новые экземпляры без ошибок и заверьте их заново электронной подписью.