Компенсация командировочных расходов

Quote (Фло) …могу ли я одной строкой указать командировочные в концовике под НДС? — Под НДС — неправильно.
До НДС можно и одной строкой, но с сылкой на расчет как у вас получилась данная сумма.

Ответ ФЦЦС на данный вопрос:

Вопрос: В соответствии с пунктом 4.85. «Методики определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации (МДС 81-35.2004)» в главу 9 сводного сметного расчета стоимости строительства включаются затраты, связанные с командированием рабочих для выполнения строительных, монтажных и специальных строительных работ.
В состав указанных затрат входят расходы по найму жилья, расходы на выплату суточных и расходы по проезду к месту командировки и обратно.
В настоящее время отдельные заказчики учитывают в сметной документации строительства объектов и оплачивают при расчетах за выполненные работы суточные в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке, ссылаясь на постановление Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г. №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
При этом ими не принимается во внимание то, что эти нормы установлены только для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Также не принимается во внимание статья 217 Налогового Кодекса Российской Федерации, которой предусматривается, что суточные в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.
В связи с изложенным, прошу Вас разъяснить в каком размере разрешается учитывать в сметной документации строительства объектов и при расчетах за выполненные работы суточные при определении затрат, связанных командированием рабочих для выполнения строительных, монтажных и специальных строительных работ.
Ответ: Порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, установлен статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации.
Согласно указанной статьи, а также п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13. 10. 2008 № 749, размеры расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
При этом необходимо иметь в виду, что согласно пп.13 п.3 ст.1 Федерального закона от 22.07.2008 № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» из абз.4 пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) исключены ограничения, касающиеся отнесения на расходы для целей налогообложения сумм суточных в пределах норм, утверждаемым Правительством Российской Федерации.
Таким образом, с 2009 года в соответствии с указанным пп.12 п.1 ст.264 Кодекса, суточные и полевое довольствие, выплачиваемые командируемым работникам, организации вправе учитывать в расходах полностью, то есть в размере фактических затрат.
В соответствии с разъяснением Минфина России (письмо от 06.02.2009 № 03-03-06/1/41) согласно п.3 ст.217 Налогового кодекса для целей НДФЛ нормирование суточных сохранено: не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах Российской Федерации.Извлечение из письма от 07.04.2010 №13205-ИП/08

Понятие

166 статья Трудового кодекса РФ (ТК РФ)дает определение, что же означает служебная командировка – это рабочая поездка сотрудника в определенную местность или конкретный населенный пункт на основании письменного распоряжения нанимателя на определенный срок в связи с необходимостью выполнения некоего служебного задания.

Согласно 168 статье ТК РФ, командировочными расходами признаются такие денежные затраты, которые были связаны с проездом к месту откомандирования, наймом гостиницы или другого жилого помещения на время пребывания в определенной местности, а также другие обязательные расходы, которые вытекают из того факта, что человек вынужден проживать вне своего постоянного дома (суточные). Сюда также включаются те издержки, что не считаются обязательными, но были разрешены работодателем.

Более расширенное понятие командировочных расходов представлено в налоговом законодательстве, а именно в 12 подпункте 1 пункта 264 статьи НК РФ.

Здесь указано, что в целях обложения налогами к расходам, связанным с командировками, помимо указанных выше относится:

  • оформление визы, если речь идет о выезде за рубеж,
  • паспорта,
  • ваучера,
  • приглашения,
  • консульские сборы,
  • сборы за въезд, проход или транзит автомобиля или другого транспорта,
  • аэродромные платы и другие расходы.

Проверяя налоговую базу определенного предприятия, налоговики сверяют документы относительно командировок именно с учетом последнего списка.

В ходе командировки помимо вышеуказанных расходов может возникнуть необходимость в дополнительных тратах. Наиболее часто это касается расходов на транспорт в случае необходимости совершения дополнительных поездок.

Более подробно с понятием командировочных расходов можно ознакомиться в Постановлении Правительства Российской Федерации, вышедшем в свет 13.10.2008 за порядковым номером 749.

Так, 12 пункт этого официального документа гласит, что расходы по проезду к месту откомандирования и обратно включают в себя:

  • расходы, связанные с проездом к месту нахождения станции, вокзала, аэропорта и т.д. и от аналогичных строений в месте назначения, при условии, что они находятся вне пределов населенного пункта, являющегося начальной иконечной точкой прибытия;
  • страховой взнос, связанный с обязательным страхованием на транспорте;
  • предоставление постельных принадлежностей (например, если речь идет о железнодорожном транспорте), а также расходы, связанные с оформлением проездных документов.

Если командировка будет проходить в нескольких населенных пунктах, то аналогичные расходы должны быть учтены при переезде в каждое место назначения.

Согласно Постановления №749 для возмещения командировочных расходов не имеет значения куда откомандирован работник: внутри страны или за ее пределы. Но, как указывалось ранее, заграничная командировка имеет несколько расширенный перечень дополнительно оплачиваемых нанимателем расходов.

Для того чтобы возмещение расходов не было проблематичным, а также произошло в полном объеме, необходимо правильно оформить целый ряд документации.

Те, кто не имеет возможности оплачивать счета за квартиру, могут рассчитывать на помощь государства. Читайте о компенсации расходов на оплату коммунальных услуг и жилого помещения.

Оценка вероятности банкротства предупреждает финансовый крах. Подробнее о процедуре в статье.

Документация

Для того чтобы работник был отправлен в командировку на законных основаниях необходимо издать соответствующий приказ и (или) выдать сотруднику командировочное удостоверение. На основании этих документов официально подтверждается необходимость работника выехать в соответствующую командировку и определяется ее срок.

При этом стоит иметь в виду, что оформляя только один документ, лучше отдавать предпочтение командировочному удостоверению, так как именно там проставляются отметки о прибытии в место назначения и выезде обратно.

Если командировка состоится в официальные выходные и праздничные дни, то для учета таких расходов в налоговых документах следует представить документ (чаще – коллективный договор или правила внутреннего распорядка), согласно которому разрешена работа в выходные и праздничные дни. Если такого нет, то у организации могут возникнуть проблемы с налоговыми службами.

Правила учета и возмещения командировочных расходов

Авансовый отчет

Главная цель этого документа – подтвердить израсходование денежных средств, выданных сотруднику авансом.

Суммы в счет аванса выдаются работнику только на основании соответствующего приказа руководителя организации с указанием списка лиц, отправляющихся в командировку, срока ее прохождения, а также цели откомандирования и выдачи средств.

Не менее важной информацией является указание размера выданных средств.

Бланк этого документа составляется согласно единой унифицированной форме №АО-1. Заполняется в единственном экземпляре подотчетным работником и сотрудником бухгалтерского отдела предприятия.

Образец бланка авансового отчета:

Авансовый отчет

Откомандированное лицо заполняет на лицевой стороне бланка следующие данные:

  1. наименование своей организации;
  2. дату первичного формирования авансового отчета;
  3. данные о самом командировочном (Ф.И.О., профессия или должность работника, табельный или личный номер);
  4. назначение авансовой суммы.

На оборотной стороне перечисляются по пунктам произведенные расходы и суммы затрат.

К бланку прилагаются оправдательные документы. Все это подлежит сдаче в бухгалтерию предприятия по прибытию из командировки.

Бухгалтер, принимая авансовый отчет, должен расписаться о его получении, проставить дату и время сдачи на проверку. Расписку о получении необходимо передать подотчетному лицу.

После успешного окончания проверочных мероприятий на оборотной стороне в соответствующих графах бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, а также счет, с которого произойдет списание средств.

Если сумма аванса не израсходована полностью, то остаток также сдается работником в бухгалтерию. Если же имело место быть перерасходование средств, то они обязательно подлежат компенсации согласно расходно-кассового ордера.

Суточные

Суточные платежи начисляются откомандированному сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая дни, затраченные на передвижение к месту назначения. Днем выезда признается тот день, в который происходит отбытие транспорта, на котором сотруднику уедет к месту назначения (до 24 часов включительно). День прибытия также исчисляется согласно суточному времени прибытия транспорта в место, где проходит постоянная работа откомандированного.

К примеру, если самолет (поезд) отправляется в 00.20 часов 25 января, то первым днем командировки будет считаться 24 января, так как необходимо учитывать и время, проведенное в пути к вокзалу, аэропорту или другой станции.

Не подлежат компенсации суточные расходы в том случае, если командировка длилась всего сутки или есть возможность ежедневно возвращаться обратно к месту жительства. Возможность возвращения отдельно решается нанимателем и сотрудником, отправляющимся в командировку.

Размер суточных выплат определяется каждым предприятием в отдельности и самостоятельно. Коллективным договором может быть предусмотрен повышенный размер выплат. Если такое положение вещей присутствует, то сумма, на которую выплаты превышены, должна подлежать обложению налогами на доходы физического лица, а также социальным налогом.

Транспорт

Транспортные расходы включают в себя стоимость проезда любым видом транспорта (кроме такси) к месту назначения, стоимость страховки, цену предварительного бронирования, а также цену постельных принадлежностей, если это необходимо.

Если проездные документы были утеряны или не были сданы в бухгалтерию, то расходы на проезд возмещаются по минимальному тарифу.

Найм жилья

Расходы, затраченные на аренду жилого помещения, должны быть компенсированы в полном объеме согласно предоставленным документам, подтверждающим факт съема жилья. Налоги с этих сумм не выплачиваются, так как компенсационные выплаты не относятся к числу доходов работника, а призваны лишь возместить его затраты.

Если работник по каким-то причинам не смог подтвердить документально найм жилого помещения по месту командировки, то ему возмещаются денежные средства согласно имеющимся нормативам.

Не подлежит возмещению дополнительная сумма затрат, связанная с сопутствующими платными услугами гостиницы (мини-бар, сауна, платное телевидение и т.д.), если они в счете указаны отдельной графой.

Питание и другие обязательные услуги, указанные в счете за проживание, подлежат компенсации в счет суточных.

Если сотрудник выезжает в командировку в страны СНГ, то он вправе самостоятельно определиться с местом проживания и уровнем гостиницы, так как законом не установлено никаких ограничений на этот счет.

Прочие расходы

Если сотрудник откомандирован за границу, то ему должны быть возмещены комиссионные сборы, уплаченные им при обмене валюты в стране, где проходила командировка.

Также работник при сдаче документов может указать все расходы, произведенные им в командировке и напрямую связанные с выполнением им служебного задания.

Например, к таким расходам могут быть причислены суммы, затраченные на медицинскую страховку, входные билеты на конгресс, выставку, семинар, перевод документации с одного языка на другой и т.д.

Важные детали

Нет отметок в командировочном удостоверении: как быть?

Такая ситуация может возникнуть в том случае, когда командировка была связана не с посещением организации, а с беседой или переговорами с другим физическим лицом, у которого нет своей печати или штампа.

Чтобы обезопасить себя в ходе налоговой проверки командировочных документов, рекомендуется предприятию, отправляющему работника в такую командировку, составить и собрать следующие документы:

  1. издать приказ о направлении сотрудника в командировку;
  2. сохранить проездные документы сотрудника в обе стороны;
  3. составить служебное задание;
  4. представить отчет сотрудника о проделанной работе;
  5. сохранить документы, подтверждающие пребывание сотрудника в определенном городе в конкретное время.

При наличии этого перечня подтверждающих документов расходы организации не будут переведены в счет прибыли.

Визит за рубеж

Обязательное условие нахождение сотрудника в заграничной командировке – самостоятельное декларирование своих расходов и доходов, связанных с пребыванием в другой стране. С юридического лица снимается ответственность налогового агента.

Компенсация расходов подрядчику

Согласно заключенному с контрагентом договору подряда, может быть предусмотрено, что заказчик обязан компенсировать подрядчику все расходы, в том числе и связанные с командировками.

702 статья ГК РФ определяет, что по договору подряда подрядчик имеет обязанность выполнить предусмотренное документом задание заказчика в установленный срок, а последний в свою очередь должен оплатить работу. Если договором не предусматривается иного положения вещей, то подрядчик выполняет работу своими силами, средствами и с использованием собственных материалов.

709 статья ГК РФ указывает, что в заключаемом сторонами документе должна быть указана стоимость совершенной работы или способы, которыми в дальнейшем она будет определяться. Компенсационные выплаты на командировку могут быть сразу же учтены в цене или же устанавливаться дополнительно.

Обязательно при сдаче работы подрядчик должен предоставить полный комплект документации, связанной с проведенной командировкой и подлежащей возмещению.

При приеме на работу часто устанавливают испытательный срок. Можно ли продлить испытательный срок?

Увольнение по собственному желанию без отработки возможно. Подробнее читайте .

Даже после увольнения можно добиться оплаты больничного листа. Смотрите, как.

Поездка директора предприятия

При направлении в командировку главного должностного лица организации применяются те же правовые нормы, что и при откомандировании других сотрудников. Таким образом, директору также необходимо выдать служебное удостоверение и аванс. При необходимости издается приказ и выписывается соответствующее служебное задание.

Получается, что директор сам себе подписывает документы и как бы сам себя отправляет в служебную командировку.

Право подписи может быть делегировано и заместителям директора на основании соответствующего локального акта.

По прибытию из командировки директор также обязан сдать подтверждающие расходные документы и остатки авансового платежа. При перерасходе средств необходимо подтвердить расходы в общем порядке.

При осуществлении командировки, независимо от того, куда вы направляетесь, главное – правильно заполненные документы и предоставление подтверждающих бумаг о расходах лица. В этом случае каких-либо проблем с компенсацией затрат не возникнет.

Предыдущая статья: Компенсация расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг Следующая статья: Компенсация за работу в выходные и праздничные дни