Осуществление внутреннего финансового контроля

Методические рекомендации по организации и осуществлению внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита Общие положения

3.3. Выявление и определение бюджетных рисков.
Под бюджетным риском понимается возможность наступления события, негативно влияющего на выполнение бюджетных процедур и (или) влекущего нарушение бюджетного законодательства Российской Федерации и города Москвы, иных нормативных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения.
Выявление и определение бюджетных рисков представляет собой процесс идентификации, оценки бюджетных рисков, ведение реестра бюджетных рисков, принятия и исполнения решений по устранению (минимизации) бюджетных рисков, а также их возможных последствий.
Бюджетные риски могут возникать или изменяться вследствие следующих обстоятельств:

  • изменения во внешней среде (макроэкономические изменения, в том числе связанные с изменениями законодательства, регулирующего деятельность главного администратора бюджетных средств);
  • ротации, приема новых работников (новые работники могут не знать необходимых нормативных правовых актов и иных документов);
  • внедрения новых или изменения уже применяемых информационных систем, в том числе автоматизирующих бюджетные процедуры (ведение бюджетного учета, формирования отчетности и др.);
  • наделения главного администратора бюджетных средств новыми полномочиями и, как следствие, увеличения объема операций;
  • реорганизации главного администратора бюджетных средств. Реорганизация может сопровождаться сокращением численности персонала и изменениями в распределении обязанностей, а также изменением выполняемых работниками контрольных функций, что может привести к риску неосуществления (осуществления не на должном уровне) внутреннего контроля;
  • установления новых принципов, стандартов, положений, инструкций в области ведения бюджетного учета и подготовки отчетности.

Идентификацию бюджетных рисков целесообразно осуществлять по каждой бюджетной процедуре с учетом актов (заключений) Контрольно-счетной палаты Москвы, Главного контрольного управления города Москвы, информации, полученной от подведомственных администраторов и получателей бюджетных средств, в ходе осуществления внутреннего финансового контроля и по результатам осуществления внутреннего финансового аудита.
По каждому выявленному бюджетному риску проводится анализ условий и причин наличия такого риска (факторов риска), определяется значимость последствий, вероятность их возникновения и меры по их устранению, а также устранению причин и условий возникновения рисков.
Сплошной контроль целесообразно осуществлять для высоко вероятных бюджетных рисков, независимо от значимости их последствий.
По бюджетным рискам, имеющим значительные последствия, но низкую вероятность, целесообразно внутренними стандартами предусмотреть план действий при их возникновении.
По бюджетным рискам, имеющим значительные последствия и высокую вероятность, а также незначительные последствия и высокую вероятность, необходима разработка внутренних контрольных процедур, включая определение конкретных контрольных действий и ответственных должностных лиц.

Например:
— несоответствие представленного документа контрольным цифрам, утвержденным формам влечет значительные последствия и высокую вероятность, что требует соответствующих контрольных процедур;
— несоблюдение сроков представления документов влечет незначительные последствия и высокую вероятность, что требует соответствующих контрольных процедур;
— сбой техники влечет значительные последствия и низкую вероятность, что требует разработки соответствующего плана действий.
К контрольным действиям может относиться:
— проверка уровня квалификации при приеме на работу, своевременная переподготовка (повышение квалификации);
— сверка контрольных цифр в подготавливаемых документах с контрольными цифрами, полученными от Департамента финансов города Москвы;
— сверка форм документов с формами, установленными правовыми актами;
— проверка контрольных сумм и сверка показателей с показателями, установленными правовыми актами;
— заполнение контрольных карточек;
— мониторинг соблюдения сроков, поставленных на контроль.
3.4. Автоматизация процессов и процедур.
Автоматизация типовых процессов, процедур, операций позволяет минимизировать влияние человеческого фактора, разграничить права доступа к информации и операциям, ответственность пользователей и, соответственно, снизить риски возникновения нарушений.
3.5. Контрольные действия.
Осуществление внутреннего финансового контроля предполагает выполнение контрольных действий, осуществляемых как вручную, так и с использованием прикладных программных средств автоматизации.
Контрольные действия осуществляются в форме:

  • документальной проверки;
  • фактической проверки совершаемых (совершенных) операций.

Документальная проверка предполагает проверку документов по форме и по содержанию на достоверность, полноту и обоснованность включенных в них сведений и информации, соответствие требованиям бюджетного законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих бюджетные правоотношения, правоотношения в сфере закупок, внутренним стандартам их подготовки, рассмотрения и утверждения. Такой проверке подлежат как документы, формируемые самим главным администратором (администратором) бюджетных средств, подведомственными казенными учреждениями, так и поступающие от сторонних организаций (договоры, первичная учетная документация).
К основным приемам документальной проверки относятся:

  • арифметическая проверка данных, содержащихся в документах (пересчет);
  • юридическая, экономическая и финансовая оценка оформленных документом операций, правоотношений;
  • анализ и оценка полученной информации, данных отчетности, исследование финансовых и экономических показателей деятельности главного администратора (администратора) бюджетных средств, казенных подведомственных учреждений;
  • анализ соблюдения установленных нормативов;
  • сверка данных, полученных из других источников;
  • приемы экономического анализа (сравнение, балансовая увязка, контрольные соотношения, сопоставление однородных фактов и т.д.);
  • технико-экономические расчеты;
  • проверка на соответствие применяемых форм документов, полноты и правильности заполнения реквизитов и др.

Документальной проверке подлежат учредительные документы, договоры (контракты, соглашения), банковские и первичные учетные документы, регистры бухгалтерского (бюджетного) учета, бухгалтерская (бюджетная) отчетность, документы о планировании и осуществлении закупок для обеспечения государственных нужд, отчетность о выполнении государственных программ, государственные задания и отчетность об их выполнении, прочие финансовые, бухгалтерские, отчетные документы и материалы, формируемые в ходе выполнения бюджетных процедур.
К основным приемам фактической проверки относятся осмотр, наблюдение, пересчет, инвентаризация.
Осмотр представляет собой обнаружение, визуальное исследование объектов (помещений, основных фондов, материальных запасов и др.) с целью получения информации по предмету и вопросам контроля. Примерная форма акта осмотра приведена в Приложении 1 к Методическим рекомендациям
Наблюдение представляет собой отслеживание выполняемых работниками (иными лицами) процессов или процедур, в том числе, по которым не остается документальных свидетельств и др. Примерная форма акта наблюдения приведена в Приложении 2 к Методическим рекомендациям
Пересчет представляет собой сверку фактического наличия отдельных видов активов (как правило, по факту их получения-передачи) с данными, отраженными в первичных документах, а также проверку точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях субъекта контроля либо выполнение самостоятельных расчетов на основании действующих нормативно-распорядительных документов. Примерная форма акта пересчета приведена в Приложении 3 к Методическим рекомендациям
Инвентаризация — проверка фактического наличия имущества и состояния финансовых обязательств на определенную дату путем сличения фактических данных с данными бюджетного (бухгалтерского) учета. Инвентаризация активов и обязательств проводится в обязательном порядке перед составлением годовой бюджетной отчетности, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Примерная форма акта инвентаризации приведена в Приложении 4 к Методическим рекомендациям
Документальная и фактическая проверки могут проводиться визуальным, автоматическим и смешанным методами.
Визуальный контроль осуществляется персоналом без использования программных средств автоматизации, например, юридическая проверка договоров.
Автоматизация контрольных действий предполагает использование программных средств, когда контроль осуществляется без участия персонала. К таким действиям относятся, например, контроль полноты заполнения реквизитов документов (настройки программного продукта не позволяют завершить формирование документа, провести операцию в учете без заполнения всех обязательных реквизитов), проверка контрольных соотношений между показателями форм бюджетной отчетности.
Смешанный метод контроля предполагает выполнение контрольных действий персоналом с использованием программных средств автоматизации. Например, проведение инвентаризации нефинансовых активов с использованием штрих-кодирования, специального оборудования и программного продукта.

3.6. Мониторинг средств контроля.
Важной обязанностью руководства главного администратора (администратора) бюджетных средств является создание и поддержание системы внутреннего контроля в режиме непрерывной работы. Мониторинг средств контроля включает наблюдение за тем, функционируют ли они и были ли они изменены надлежащим образом в случае необходимости.
Мониторинг средств контроля осуществляется путем проведения непрерывных мероприятий, отдельных проверок или их сочетания.
Непрерывный мониторинг осуществляется в рамках текущей деятельности и включает регулярные надзорные мероприятия, проводимые руководством главного администратора бюджетных средств, руководителями структурных подразделений главного администратора (администратора) бюджетных средств, казенных учреждений.
Мониторинговые мероприятия могут включать использование информации, полученной извне. Эта информация может указывать на проблемы или важные направления деятельности, требующие улучшения.
3.7. Результаты контрольных действий в зависимости от предмета контроля могут оформляться:
3.7.1. Визированием документов (внутреннее согласование).
3.7.2. Грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа (внешнее согласование).
3.7.3. Санкционированием (авторизацией) операций (действий по формированию документов, необходимых для выполнения бюджетных процедур).
3.7.4. Отчетами, актами по результатам контрольных действий.
3.7.5. Записями в регистрах (журналах) внутреннего финансового контроля.
3.8. Информация о результатах контрольных действий по осуществлению внутреннего финансового контроля, проводимых в форме анализа, идентификации и оценки бюджетных рисков, мониторинга и т.п., подлежит представлению руководителю главного администратора (администратора) бюджетных средств в установленные главным администратором (администратором) бюджетных средств сроки, но не реже одного раза в квартал.
В случае выявления нарушений бюджетного законодательства либо факторов, свидетельствующих о возможности их возникновения, такая информация представляется руководству главного администратора (администратора) бюджетных средств незамедлительно.
3.9. Детальный порядок осуществления полномочий главного администратора (администратора) бюджетных средств по внутреннему финансовому контролю определяется правовым актом главного администратора бюджетных средств с учетом организационно-функциональной структуры, специфики деятельности главного администратора бюджетных средств, подведомственных ему администраторов и получателей бюджетных средств.
3.10. Правовым актом о внутреннем финансовом контроле также могут быть утверждены формы документов для оформления отдельных процедур внутреннего контроля (например, лист согласования договора (контракта), форма реестра бюджетных рисков, структура пояснительной записки к смете доходов и расходов, форма обоснования закупок, начальной (максимальной) цены контракта, формы управленческой отчетности и др.).
3.11. Обязанности и ответственность должностных лиц, структурных подразделений, осуществляющих функции внутреннего финансового контроля, необходимо также закреплять в служебных контрактах (трудовых договорах) или должностных регламентах (инструкциях), положениях о структурных подразделениях.

3.12. Перечень операций внутреннего финансового контроля.
3.12.1. В перечне операций внутреннего финансового контроля (действий по формированию документов, необходимых для выполнения внутренней бюджетной процедуры) указываются данные о должностном лице, ответственном за выполнение операции, периодичность выполнения операции, должностные лица, осуществляющие внутренний финансовый контроль, методы, способы, формы осуществления внутреннего финансового контроля, сроки и периодичность проведения выборочного внутреннего финансового контроля, порядок оформления результатов внутреннего финансового контроля в отношении отдельных операций.
3.12.2. В целях формирования перечня операций внутреннего финансового контроля, в отношении которых необходимо осуществление внутреннего финансового контроля, целесообразно предварительно сформировать перечень внутренних бюджетных процедур с определением процесса и результата их исполнения, а также ответственных за исполнение подразделений (распорядителей, получателей бюджетных средств) (примерный перечень приведен в приложении 5 к Методическим рекомендациям).
(в редакции приказа Главконтроля от 19.10.2016 № 54)
3.12.3. Под целью (результатом) выполнения внутренней бюджетной процедуры понимается итог, который необходимо достичь при надлежащем ведении дела. Например, утвержденный документ, необходимый для реализации бюджетного полномочия главного администратора (администратора) и получателя бюджетных средств, составленный в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения, правовых актов главного администратора (администратора) бюджетных средств, а также иными актами, включая методические рекомендации, распоряжения и поручения. К таким документам, например, относятся обоснование бюджетных ассигнований, реестр расходных обязательств, бюджетная смета, проект бюджетной сметы, бюджетная отчетность, заявка на кассовый расход, заявка на получение наличных денег.
3.12.4. Операции внутреннего финансового контроля — действия по формированию документов, необходимых для выполнения внутренней бюджетной процедуры, и иные управленческие решения, осуществляемые главным администратором (администратором) бюджетных средств.
Ответственность за результат внутренней бюджетной процедуры несет, как правило, руководитель главного администратора (администратора) бюджетных средств. Ответственность за выполнение внутренней бюджетной процедуры несет, как правило, руководитель структурного подразделения главного администратора (администратора) бюджетных средств, в котором формируется результат внутренней бюджетной процедуры.
Информация, необходимая для выполнения внутренних бюджетных процедур, представляется структурными подразделениями, уполномоченными должностными лицами главного администратора (администратора) бюджетных средств, подведомственными организациями с использованием:
— первичных документов, отчетов, методических указаний;
— городских информационных баз;
— расчетов, обоснований;
— результатов экспертиз и т.п.
3.12.5. Исходя из процесса и результата исполнения внутренних бюджетных процедур формируется перечень действий по формированию документов, необходимых для их выполнения.
Перечень операций внутреннего финансового контроля целесообразно формировать с учетом информации, содержащейся в актах аудиторских проверок, заключениях, представлениях и предписаниях органов государственного финансового контроля, а также информации, полученной в ходе осуществления внутреннего финансового контроля и аудита, по каждому структурному подразделению, ответственному за выполнение внутренней бюджетной процедуры. (абзац в редакции приказа Главконтроля от 19.10.2016 № 54)
Например: