Приказ о разменном фонде

Содержание

Обсудим существующий порядок

Наличные расчеты с покупателями «упрощенцы» (за некоторым исключением) ведут с применением кассовой техники. Поэтому руководствоваться при выдаче разменного фонда необходимо Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России от 30.08.1993 N 104 (далее — Правила). В п. п. 3.8 и 3.8.1 Правил сказано, что перед началом работы кассир должен получить у должностного лица организации все необходимое для работы, в частности разменную монету и купюры в количестве, нужном для расчетов.

Согласно п. 3.8 Правил разменный фонд кассиру необходимо получать под роспись. Но это не означает, что он будет писать какую-либо расписку, так как выдача наличных денег из кассы организации регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Так что при выдаче кассиру разменного фонда оформлять нужно расходный кассовый ордер. В конце рабочего дня кассир должен составить справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) и сдать полученную выручку в основную кассу организации. А вместе с выручкой он сдает и сумму полученного утром разменного фонда. При сдаче денежных средств составляется приходный кассовый ордер.

На основании указанных документов делаются записи в кассовой книге. Заметим: на сдачу выручки и разменного фонда лучше составлять отдельные приходные кассовые ордера. Это подтвердит, что сданная сумма не является выручкой от реализации, и тем самым оградит от ненужных вопросов. Рекомендуем также издать приказ, в котором руководитель установит сумму разменного фонда, выдаваемого кассиру-операционисту <1>.

<1> О заполнении формы N КМ-6 читайте на с. 74.

Совет редакции. Сдачу выручки и разменного фонда оформляйте разными ПКО, тогда вам не придется объяснять налоговому инспектору, почему часть сданной суммы не включена в налоговую базу.

Обсудим некоторые нюансы. При торговле с использованием ККТ кассир обязан вести книгу кассира-операциониста по форме N КМ-4. И в ней нужно записывать только выручку, разменные суммы в этой книге не отражаются (собственно, в унифицированной форме для них не предусмотрено специальной графы). Есть и еще один документ, который придется вести, но только в случае, когда в организации несколько кассиров-операционистов. Речь идет о книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). В ней отражается выдача денег для размена старшим кассиром другим кассирам.

Памятка. Унифицированные формы кассовых документов (N КО-…) утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, документов для работы с ККТ (N КМ-…) — Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Есть нюансы. Книгу учета принятых и выданных денежных средств ведут только в случае, когда кассиров-операционистов несколько.

За неправильно оформленный разменный фонд могут оштрафовать

Спрашиваете, зачем нужно заполнять дополнительные расходные и приходные кассовые ордера, ведь деньги для разменного фонда передаются лишь временно и возвращаются в той же сумме? К чему лишние документы и записи в кассовой книге?

И документы, и соответствующие записи нужны, и вот почему. Дело в том, что в операционной кассе в течение дня можно хранить денежные средства в сумме выручки, полученной с использованием ККТ. Остальное налоговые органы при проверке могут посчитать неоприходованной наличностью. В этом случае организации грозят штрафы в размере от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам — от 4000 до 5000 руб.

О штрафах. Размеры штрафов указаны в ст. 15.1 КоАП РФ. Индивидуальные предприниматели в рамках КоАП РФ несут такую же административную ответственность, как и должностные лица организаций, то есть им грозит штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 2.4 КоАП РФ).

А чтобы разменный фонд не посчитали неоприходованной наличностью, его следует оформить так, как рассказывалось ранее. Теперь рассмотрим некоторые ситуации, встречающиеся на практике.

Как выдать и оформить разменный фонд для кассира

Четкого ответа на этот вопрос нормативные документы не содержат.

Некоторые специалисты рекомендуют выдавать денежные средства кассирам под отчет, соответственно оформляя авансовые отчеты с указанием назначения аванса — «разменный фонд». При этом издается приказ руководителя, в котором устанавливается срок возврата денежных средств, выданных в качестве аванса. Надо сказать, что такой подход возможен, однако имеет отдельные недостатки. Ведь денежные средства выдаются под отчет лично кассиру, следовательно, хранить их он должен у себя (например, в кармане или кошельке), а не в операционной кассе. Однако за данное нарушение штрафов не предусмотрено.

Ситуация. Московские налоговики уходят от ответа

В Письме УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947 налогоплательщики задали как раз интересующий нас вопрос: допускается ли выдача кассирам магазинов разменного фонда один раз в год по расходному ордеру?

Однако ответа на поставленный вопрос указанное Письмо не содержит. Налоговики напоминают правила работы на ККМ, согласно которым кассиры должны обеспечиваться всем необходимым перед началом работы. Но ни запрета, ни разрешения на выдачу разменного фонда один раз в год в Письме нет.

Кроме того, суды, как правило, встают на сторону налогоплательщиков, которых оштрафовали за неполное оприходование денежной наличности из-за нарушения порядка оформления разменного фонда. По мнению судей, несвоевременная сдача в центральную кассу разменного фонда не является административным нарушением, указанным в ст. 15.1 КоАП РФ.

Подборка документов. Есть положительные для налогоплательщиков примеры арбитражной практики. См., например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 по делу N А56-24004/2009 и от 28.06.2010 по делу N А56-58858/2009, а также Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 N Ф04-61/2008(443-А70-43).

Бухгалтерские проводки ООО «Горизонт»

—————————————————————————
N Содержание операции Дата Дебет Кредит Сумма, Документ
п/п руб.
—————————————————————————
1 2 3 4 5 6 7
—————————————————————————
1 Выданы разменные 02.06.2011 50-2 50-1 3 800 Расходный
деньги в операционную кассовый
кассу ордер
—————————————————————————
2 Отражена торговая 02.06.2011 50-2 90-1 374 500 Z-отчет
выручка
—————————————————————————
3 Отражена сдача 02.06.2011 50-1 50-2 374 500 Приходный
выручки в центральную кассовый
кассу ордер
—————————————————————————
4 Возвращены разменные 02.06.2011 50-1 50-2 3 800 Приходный
деньги в центральную кассовый
кассу ордер
—————————————————————————

Если же при выдаче кассиру денежных средств для разменного фонда оформляется авансовый отчет, то делается проводка:

Дебет 71 Кредит 50.

Возврат отражается следующим образом:

Дебет 50 Кредит 71.

Нюансы, требующие особого внимания. При выдаче разменного фонда оформляется расходный кассовый ордер, в противном случае налоговики могут зафиксировать неоприходование денежной наличности, что грозит административным штрафом.

Правила работы с ККМ предполагают ежедневную выдачу и возврат разменного фонда, однако за их нарушение штрафов не предусмотрено.

Если торговая точка начинает работать раньше бухгалтерии, то деньги для размена придется выдавать заранее, а оформлять их получение утром следующего дня.

П.А.Лисицына

Налоговый консультант

Разменный фонд для кассы

Оформление разменного фонда при расчетах через ККМ

За некоторым незначительным исключением, компании, применяющие УСН, проводят наличные расчеты с покупателями с применением кассовой техники. Поэтому руководствоваться при выдаче разменного фонда необходимо Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России от 30.08.1993 N 104 (далее — Правила). В п. п. 3.8 и 3.8.1 Правил сказано, что перед началом работы кассир должен получить у должностного лица организации все необходимое для работы, в частности разменную монету и купюры в количестве, нужном для расчетов.

Согласно п. 3.8 Правил разменный фонд кассиру необходимо получать под роспись. Но это не означает, что он будет писать какую-либо расписку, так как выдача наличных денег из кассы организации регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Так что при выдаче кассиру разменного фонда необходимо ОБЯЗАТЕЛЬНО оформлять расходный кассовый ордер. В конце рабочего дня кассир должен составить справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) и сдать полученную выручку в основную кассу организации. А вместе с выручкой он сдает и сумму полученного утром разменного фонда. При сдаче денежных средств ОБЯЗАТЕЛЬНО составляется приходный кассовый ордер. На вопрос можно ли выдавать кассирам разменный фонд не ежедневно, а делать это раз в неделю, месяц или даже год, можно ответить да: порядок ведения кассовых операций это не запрещает.

На основании указанных документов (приходных и расходных ордеров) делаются соответствующие записи в кассовой книге. Заметим: на сдачу выручки и разменного фонда лучше составлять отдельные приходные кассовые ордера. Это подтвердит, что сданная сумма не является выручкой от реализации, и тем самым оградит от ненужных вопросов контролирующих органов относительно размера доходов организации, полученных ею в день сдачи разменной монеты кассиром.

Необходимо также издать приказ, в котором руководитель установит сумму разменного фонда, выдаваемого кассиру-операционисту. В подобном приказе нужно четко прописать, какова сумма разменного фонда, как часто его выдают и когда сдают. Повторяем, выдачу и возврат разменного фонда не обязательно делать ежедневно. Можно выдавать и сдавать деньги, например, раз в месяц. Соответственно, остальное время они будут находиться в кассовом ящике.

Мы не рекомендуем выдавать деньги кассиру подотчет, хотя это прямо не запрещено законодательством.
В любом случае, какой бы из указанных порядков оборота разменного фонда Вы не выбрали, его необходимо прописать в приказе о разменном фонде, и непременно неукоснительно следовать ему.

ПРИКАЗ № ____
О создании и учете разменного фонда

г. Москва «___» ____________ 201_ г.

Для обеспечения соблюдения требований законодательства к порядку обращения наличных денежных средств в Обществе
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить, что ежедневно на начало рабочего дня в контрольно-кассовом аппарате модели «УКАЗАТЬ МАРКУ И МОДЕЛЬ И СЕРИЙНЫЙ НОМЕР ККМ», должен находиться разменный фонд в сумме 18 000 руб. мелкими купюрами и монетами.
Разменный фонд кассир Общества выдает кассиру-операционисту (кассиру-продавцу) 1-го числа каждого месяца до начала рабочей смены по расходному кассовому ордеру. В течение месяца разменный фонд находится в кассовом ящике ККМ. Сдача разменного фонда в общую кассу производится по окончании рабочей смены в последний день месяца.
Ответственным за сохранность разменного фонда является кассир-операционист (кассир-продавец).
2. Ввести настоящий приказ в действие начиная с даты подписания приказа.
3. Ознакомить всех кассиров и кассиров операционистов (кассиров-продавцов) с настоящим приказом под роспись.
4. Контроль за исполнением приказа возлагаю на себя (ИЛИ НА ИНОЕ РУКОВОДЯЩЕЕ ЛИЦО ОРАГАНИЗАЦИИ).

Генеральный директор ______________

С приказом ознакомлены:
Главный юухгалтер бухгалтер ________________/ФИО/
кассир_______________________/ФИО/
кассир-операционист __________________/ФИО/
кассир-операционист __________________/ФИО/
кассир-операционист __________________/ФИО/
кассир-операционист __________________/ФИО/

>Приказ на разменный фонд в кассе

Лимит кассы. Понятие и правила расчета остатка средств в кассе.

Лимит кассы – это предельная сумма наличных, которую предприятие имеет право оставлять в кассе по окончании рабочего дня. Средства, размер которых превышает установленный предел, в конце дня должны быть переданы в банк.
Если раньше лимит кассы определялся одним из банковских учреждений, то сегодня предприятие не обязано уведомлять банк о размере лимита, решая самостоятельно, какая сумма должна оставаться в кассе во внерабочее время.
Лимит кассы устанавливается для того, чтобы по мере необходимости предприятие имело возможность оперативно использовать требующуюся сумму на хозяйственные нужды, в качестве разменных средств (если речь идёт о торговой точке), как аванс на командировку и т.п.
Вычисление лимита кассы происходит с учётом нескольких факторов, среди которых режим работы предприятия и специфика его деятельности, отдалённость от банка, объём поступлений и расхода денежных средств. Хозяйствующий субъект может определять лимит кассы с оглядкой на размер среднедневной выручки. Даже если установленный лимит будет превышать предельный её объём, в расчёт примется не завышенная сумма, а именно показатель средней выручки за день.

Лимит кассы не нужно согласовывать и утверждать в банке!

Положение Банка России №373 от 12.10.2011

В определении лимита кассы играет роль и продолжительность работы банка, а также существующая между банком и организацией договорённость о проведении инкассации. Что касается срока сдачи средств, то данный вопрос предварительно оговаривается с банком.
В случае если лимит кассы не введён, его следует считать нулевым. Причины, по которым предельная сумма остатка наличных не установлена, не принимаются во внимание. Если после завершения рабочего дня в кассе остаются деньги, превышающие лимит, они определяются как сверхлимитные.
Являясь внутренним делом предприятия, вычисление лимита наличных средств в кассе, как уже отмечалось выше, не должно быть согласовано с банком. Но если во время проверки в кассе организации окажется сумма, размер которой отличается от предельной, именно она будет принята в качестве лимита. Ориентируясь на данную сумму, совершится расчёт перелимита за весь срок хранения денежных средств. Факт перелимита чреват введением штрафных санкций по отношению к хозяйствующему субъекту.
Лимит кассы рассчитывается по предприятию и по каждому его обособленному подразделению отдельно, утверждаясь внутренними распоряжениями. В течение года сумма лимита может меняться, если для того появятся основания (например, может возрасти наличный оборот денег).
Сверх утверждённого лимита в кассе могут храниться наличные для выдачи заработной платы, стипендий, пенсий и подобных выплат. Если причин оставить деньги в кассе нет, а внести их в банк организация не успевает, сверхлимитную сумму можно выдать одному или нескольким работникам под отчёт (к примеру, на хознужды), вернув её в кассу на следующий же рабочий день. Если установленные сроки использования наличных превышены, предприятие также окажется перед угрозой штрафов.
Для организации, только открывающей свою деятельность, на первые три месяца работы лимит кассы устанавливается согласно прогнозным расчётам, в дальнейшем подвергаясь пересмотрению. Как правило, корректировка предельной суммы, оставляемой в кассе, происходит спустя две недели по истечении трёхмесячного периода.
Некоторые предприятия имеют право работать без установления лимита кассы. К таковым относятся банки, религиозные организации (монастыри, духовные учебные заведения и т.д.), не осуществляющие производственной или другой предпринимательской деятельности.

Формулы для расчета лимита кассы

1. Для предприятий получающих наличные денежные средства за проданные товары или оказанные услуги:

L = V/ P * Nc,

где:
L — лимит остатка наличных денег в рублях;
V — объем поступлений наличных денег;
P — расчетный период, за который учитывается объем поступлений (не более 92 рабочих дней);
Nc — период времени между днями сдачи в банк (не более 7 рабочих дней).

Пример:
ООО «Мир ККМ» (розничная торговля, режим работы с 9-00 до 21-00, выходной — воскресенье).
Выручка за 3 месяца: март — 1 млн. рублей,апрель — 900 тыс.

Значение «Деньги Разменные» в словарях

Деньги Разменные–Экономический словарьTOKEN MONEYВ соответствии с Законом о металлических деньгах 1965 г. (см. ДЕНЬГИ США) и последующими законами о металлических деньгах, все монеты, выпускаемые в Соединенных Штатах, являются разменными монетами, т. е. их внутренняя стоимость не соответствует номиналу. Общие характеристики Д.р. можно сформулировать следующим образом1. Преобладает мелкий номинал. Д.р. служат главным образом для размена.2. Изготавливаются из металла, не являющегося стандартным ден. металлом. Разменные монеты чеканят из никеля и меди, а не из золота или серебра, причем серебро является дополнительным ден. металлом, официально использовавшимся ранее для выпуска стандартных серебряных долларов (371,25 гран, тройский вес, чистого серебра) и разменных серебряных монет (35,6 гран, тройский вес, чистого серебра для двух 50-центовых монет, четырех 25-центовых монет и десяти даймов, т. е. 10-центовых монет).3. Неполноценные. Собственная стоимость Д.р. меньше указанного на них номинала. Они представляют большую ценность как монеты с официально указанной покупательной способностью, а не как металл. Это делается с целью предотвращения переплавки, накопления или экспорта монет и гарантирует их постоянное обращение.4. Чеканка только государством. Очевидно, что если номинал монет превышает стоимость использованного для их чеканки металла, эмитент — гос-во — получает прибыль, или сеньораж, за право чеканки монет. Эта прибыль должна предназначаться только гос-ву, а не частному лицу.5. Чеканка ограниченного количества монет. Д.р.

РАЗМЕННАЯ МОНЕТА. Оформляем правильно.

чеканятся в количестве, к-рое практически необходимо для обслуживания торговли. Цель этого ограничения состоит в защите Д.р. от обесценения ниже номинала.Закон, принятый Конгрессом 23 июля 1965 г. (P.L. 89-81), известный как Закон о металлических деньгах, отменил положения закона, входившего ранее в Раздел 43(b)(1) Закона от 12 мая 1933 г. с соответствующими поправками (U.S.С. 462), оговаривая полные и неограниченные права законных платежных средств для всех монет и ден. знаков Соединенных Штатов, включая банкноты ФРС, но с добавлением новых положений закона, идентичных приведенным в Кодексе США (31 U.S.С. 392).

Похожие слова в словарях

вставятся ссылки на произведения! ——>

Это надо знать!:

  • Тем, кто только читает 1k Естествознание
  • Кража паролей 11k Естествознание
  • Юмор:
    Здесь размещены некие бородатые юмористические сборники и подборки, которые так же могут быть найдены в сети ФИДО и на других форумах интернета.

  • Товарищи В. Афоризмы офицеров советской армии 24k Оценка:6.00*3 Юмор
  • Fido Перлы сети Fido 17k Оценка:6.00*3 Юмор
    Перлы из сети Fido, для соответствующих любителей (не знаю откуда спёрто, у меня в компе валялось, выкладываю, чтобы не пропало).
  • narod Научно-Студенческие анекдоты 6k Юмор
  • Справочная информация для начинающих интернетчиков и компьютерщиков
    В связи с внедрением информационных технологий в нашу повседневную жизнь. Автор статей — не спец, а обычный пользователь, делюсь тем, что знаю…

    Технические вопросы СИ:

  • about 2k
  • Вставка ссылок в аннотации 4k Естествознание Комментарии: 6 (30/11/2014)
    Как правильно вставлять в аннотации ссылки, чтобы они потом работали (особенности местного движка)
    ссылка на самиздат (для примера)
  • Вставка картинок в аннотации 8k Комментарии: 9 (18/10/2016)
    Как вставить картинку в свою аннотацию, и как сделать чтобы она не торчала поверх текста, а была слева от него.
  • Каков порядок отражения в бухгалтерском учете принятых и выданных кассиром денежных средств при передаче разменного фонда из основной кассы автономного учреждения в операционную кассу и возврату полученного разменного фонда в основную кассу учреждения (операционные кассы находятся не в отдаленных филиалах)?

    6 декабря 2016

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
    Передача и возврат разменного фонда из основной кассы учреждения в операционную кассу, которые находятся по одному адресу и время работы которых совпадает, отражаются с применением счета 201 34.
    Передача и возврат разменного фонда из основной кассы учреждения в операционную кассу, находящихся по разным адресам или время работы которых не совпадает, может отражаться в учете с применением счета 208 91.

    Обоснование вывода:
    Документооборот и оформление операций, осуществляемых с применением контрольно-кассовой техники, регламентируются типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее — Типовые правила).
    В свою очередь, документооборот центральной (основной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств учреждения, регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание N 3210-У).
    В соответствии с абзацем вторым п. 4 Указания N 3210-У при наличии у юридического лица нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее — старший кассир).
    Пунктом 3.8 Типовых правил предусмотрено, что перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы, в том числе и разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями.
    Согласно п. 4.5 Указания N 3210-У при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.
    Обратите внимание, что согласно п. 4.7 Типовых правил кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы) (смотрите также постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2011 N 10АП-2576/11). Данная норма указывает на то, что разменный фонд выдается ежедневно, то есть оставлять в ККМ какой-либо остаток не допускается. Соответственно, остаток денежных средств в ККМ на конец дня должен быть равен нулю (смотрите также письмо УФНС России по Санкт-Петербургу от 20.12.2005 N 04-07/27365@).
    Таким образом, передача разменного фонда из основной кассы в операционную и обратно должна осуществляться, соответственно, в начале и в конце смены.
    При этом важно отметить, что денежные средства, выданные кассиру в начале смены из кассы учреждения, остаются наличными денежными средствами, числящимися на счете 201 34 «Касса» учреждения. Меняется только место хранения таких средств.
    Соответственно, в момент передачи кассиру денег разменного фонда в бухгалтерском учете может быть оформлена запись:
    1. Дебет 0 201 34 000 «Операционная касса» Кредит 0 201 34 000 «Основная касса»
    — переданы денежные средства в качестве разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовым счетам 17 (код КОСГУ 510) и 18 (код КОСГУ 610).
    2. Дебет 0 201 34 000 «Основная касса» Кредит 0 201 34 000 «Операционная касса»
    — возвращены денежные средства разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовым счетам 17 (код КОСГУ 510) и 18 (код КОСГУ 610).
    Приведенная схема проводок по передаче и возврату разменного фонда применима в ситуациях, когда основная касса и операционные кассы находятся по одному адресу и время их работы совпадает.
    Вместе с тем порядок действий в ситуации, когда в силу удаленности операционной кассы или расхождения во времени ее работы с главной кассой ежедневная выдача размена невозможна, не определен. Полагаем, что в таких случаях денежные средства для разменного фонда могут быть выданы в подотчет кассирам операционных касс.
    В этом случае записи могут быть следующими*(1):
    1. Дебет 0 208 91 000 Кредит 0 201 34 000 «Основная касса»
    — выданы в подотчет денежные средства в качестве разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 18 (код КОСГУ 610);
    2. Дебет 0 201 34 000 «Операционная касса» Кредит 0 208 91 000
    — денежные средства в качестве разменного фонда получены в операционную кассу, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 17 (код КОСГУ 510);
    3. Дебет 0 208 91 000 Кредит 0 201 34 000 «Операционная касса»
    — денежные средства разменного фонда выданы из операционной кассы для возврата в основную кассу, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 18 (код КОСГУ 610);
    4. Дебет 0 201 34 000 «Основная касса» Кредит 0 208 91 000
    — денежные средства разменного фонда возвращены в основную кассу, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 17 (код КОСГУ 510).
    Напомним, что записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п.п. 5, 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание N 3210-У)).
    То есть операции по выдаче (и возврату) денежных средств (в том числе разменной монеты и купюр) необходимо оформлять с использованием унифицированных форм первичной учетной документации (смотрите также письмо УФНС России по Санкт-Петербургу от 20.12.2005 N 04-07/27365@).
    Неотражение организацией выдачи разменного фонда в кассовой книге является нарушением порядка ведения кассовых операций (смотрите постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2007 N А56-7698/2007, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 N 13АП-11809/11, от 05.07.2011 N 13АП-8422/11, от 16.07.2009 N 13АП-7408/2009).
    Так, Первый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 16.03.2010 N 01АП-843/2010 признал правомерным привлечение организации к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ в ситуации, когда получение и выдача названной суммы из кассы организации в качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также решение Ленинградского областного суда от 28.08.2012 N 7-497/2012.
    Отметим, что на возврат размена и на возврат выручки лучше составлять разные приходные кассовые ордера. Это будет служить доказательством того, что лишняя сумма в кассе не выручка, а именно размен (смотрите также постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 N Ф04-61/2008(443-А70-43)).
    При этом данные о полученных в начале дня разменных монетах и купюрах в журнал кассира-операциониста (форма КМ-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132)) не включаются. Данный журнал предназначен только для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине, то есть в журнал КМ-4 кассиром-операционистом вносятся данные только о выручке. Если же в приходно-кассовых ордерах будет указываться общая сумма, сдаваемая в конце дня (включая средства разменного фонда), то организацию могут обвинить в неоприходовании выручки (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 02.08.2007 N 34-25/073412).
    По вопросу возможности выдачи разменной денежной наличности кассирам-операционистам на длительный срок (более чем один рабочий день) отметим, что действующие в настоящее время нормативно-правовые акты не дают прямого ответа на данный вопрос. Из письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947, представляющего собой ответ на аналогичный вопрос налогоплательщика, можно сделать вывод, что специалисты налоговой службы не видят такой возможности. Однако и в данном письме прямого ответа на вопрос не содержится. При этом отметим, что в соответствии с ранее действовавшим Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России 22.09.1993 N 40 (документ утратил силу с 1 января 2012 года), каждая организация вела только одну кассовую книгу без отдельных разделов для обособленных подразделений, а помещение кассы должно было быть специальным образом оборудовано (что зачастую не могло быть выполнено в условиях торговой точки), вследствие чего формально выдача разменной монеты и купюр кассирам обособленных подразделений и их возврат в кассу головного подразделения должны были производиться ежедневно.
    При этом арбитражные суды, как правило, принимают сторону организаций в спорах с налоговыми органами по данному вопросу (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 N Ф07-1021/2010 по делу N А56-24004/2009, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2012 N 13АП-23622/11, Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2011 N 08АП-1571/11). В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.10.2011 N 09АП-25372/11 отмечено, что факт передачи разменных денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги.
    Кроме того, отметим, что согласно п. 6.3 Указания N 3210-У в общем случае выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
    Отметим, что в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2009 N А56-12330/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 N Ф04-881/2008(462-А70-43) приняты решения в пользу налогоплательщиков в ситуациях, в которых денежные средства в качестве разменного фонда выданы кассиру в подотчет.
    Однако полученные в подотчет денежные средства являются задолженностью физического лица (работника организации) перед организацией (смотрите также постановление ФАС Уральского округа от 20.05.2010 N Ф09-3619/10-С2 по делу N А07-13814/2009).
    То есть прямых оснований для нахождения подотчетных средств в операционной кассе (в качестве разменного фонда), на наш взгляд, не имеется. В то же время, как было отмечено выше, считаем, что денежные средства могут выдаваться в подотчет, но только для передачи их в кассу торговой точки. При этом в общем случае получение денежных средств в центральной кассе и передача их в операционную кассу оформляются, соответственно, расходным и приходным кассовыми ордерами.
    С учетом изложенного мы полагаем, что старшему кассиру следует выдавать денежные средства из центральной кассы кассирам для размена. При выдаче указанных средств перед началом работы выписывается РКО (форма 0310002) на сумму размена. Выданную сумму записывают в кассовую книгу (форма 0504514) и в книгу учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005). В журнале кассира (форма КМ-4) фиксировать сумму размена не надо. После окончания рабочего дня кассир сдает старшему кассиру отдельно от выручки наличную сумму, равную сумме полученного размена, по ПКО (форма 0310001). Старший кассир затем отражает возврат размена в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) и в кассовой книге (форма 0504514).

    Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
    — Энциклопедия решений. Денежные средства в кассе. Счет 201 34 (для госсектора);
    — Энциклопедия решений. Порядок учета на забалансовых счетах 17 и 18 в целях формирования бюджетной отчетности.

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Киреева Анна

    Контроль качества ответа:
    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Миллиард Мария

    18 ноября 2016 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

    ————————————————————————-
    *(1) Положения п. 5 Инструкции по применению Плана счетов автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н, позволяют определять необходимую для отражения в бухгалтерском учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей Инструкции N 183н, по согласованию с финансовым органом публично-правового образования, на базе имущества которого создано автономное учреждение, и (или) с органом, осуществляющим в отношении автономного учреждения функции и полномочия учредителя.