Табель на аванс

Что такое аванс и в какие сроки его необходимо выдавать?

Все, кто работал по найму, понимают, что такое аванс на практическом уровне. Во второй половине месяца работники получают определенную фиксированную сумму. Как правило, она составляет какой-то процент от оклада. Эту часть оплаты труда, которую работники получают в течение расчетного месяца, и называют по традиции авансом.

Если же обратиться к трудовому законодательству, основой которого является ТК РФ, то там это понятие в явном виде отсутствует. Но сам порядок выплаты зарплаты ТК РФ регламентирует. Законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ были внесены соответствующие изменения в ст. 136 кодекса. В новой редакции указанной статьи определяется, что работники должны получать оплату труда не реже чем раз в 2 недели и не позднее 15 календарных дней со дня окончания расчетного периода.

Понятно, что полностью рассчитать зарплату за месяц сложнее, чем начислить аванс. Поэтому на практике в организации сначала определяют дату выплаты зарплаты. В соответствии со ст. 136 ТК РФ она должна быть установлена в период с 1 до 15 числа следующего месяца. Какое конкретно число выбрать в этом диапазоне, зависит от организации учета на предприятии. Чем лучше организован обмен информацией между службами и выше степень автоматизации учета, тем раньше можно начислить и выплатить зарплату.

После установления даты выплаты зарплаты к ней нужно прибавить полмесяца (15 дней). Так и определяется дата выплаты аванса в соответствии с требованиями ТК РФ. Например, если срок для выплаты зарплаты установлен 4 числа, то аванс нужно выдать не позднее 19, если 8, то не позднее 23 и т. д.

А если выдать аванс раньше, чем через 15 дней? Например, 12 числа при дате выплаты зарплаты 5. В этом случае от аванса до следующей выплаты зарплаты пройдет больше 20 дней, что превышает установленный ТК РФ срок. В этом случае организация может быть привлечена к ответственности за нарушение порядка выплаты.

Как правильно считать по новым правилам аванс в 2017-2018 годах?

Новые правила расчета аванса 2017 года, прописанные в ТК РФ, коснулись главным образом только сроков. А при определении суммы аванса следует исходить из реально отработанного за первую половину месяца времени (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725).

Причем чиновники рекомендуют учитывать при расчете аванса только те составляющие зарплаты, которые прямо привязаны к рабочему времени (оклад, надбавки за совмещение и т. п.). Что же касается выплат, размер которых можно определить только по итогам месяца (например, премии за выполнение плана), то они, по мнению Минтруда, при расчете аванса использоваться не должны.

Подробнее о премии как составной части оплаты труда читайте в статье «Является ли премия частью заработной платы?».

Рассмотрим, как считать аванс по-новому — с учетом последних разъяснений государственных органов.

Пример 1

Количество рабочих дней в расчетном месяце — 20, оклад инженера Петрова И. И. составляет 25 000 руб. в месяц. За первую половину месяца Петров И. И. отработал 9 дней. Таким образом, ему должен быть выплачен аванс в сумме:

А = 25 000 руб. / 20 дн. × 9 дн. = 11 250 руб.

Таким образом, новая формула расчета аванса учитывает реально отработанное время за период с 1 по 15 число расчетного месяца.

Подобная методика расчета является весьма трудоемкой. Фактически при этом удваивается объем работы бухгалтерских служб, занимающихся расчетом зарплаты. Поэтому на практике при определении того, как рассчитывается аванс по зарплате, его обычно устанавливают в виде определенного процента от суммы оклада.

Минздравсоцразвития в своем письме от 25.02.2009 № 22-2-709 рекомендует выдавать заработную плату и аванс в сопоставимых суммах. Т. к. при выплате аванса НДФЛ, как правило, не удерживается (подробнее об этом — в следующем разделе), то для обеспечения сопоставимости выплат оптимальным решением будет установить аванс в размере 40–45% от оклада.

Рассмотрим, как правильно рассчитать аванс при этом варианте его начисления.

Пример 2

Оклад Петрова И. И. составляет 25 000 руб. в месяц. На предприятии установлен размер аванса — 40% от оклада. Вычетами по НДФЛ Петров И. И. не пользуется. В этом случае он должен получить аванс в сумме:

А = 25 000 руб. × 40% = 10 000 руб.

И заработную плату в сумме:

З = 25 000 руб. – 25 000 руб. × 13% – 10 000 руб. = 11 750 руб.

Понятно, что в примере рассмотрен идеальный вариант. По факту работник может часть расчетного месяца отсутствовать на рабочем месте (по болезни, из-за отпуска и т. п.). В этом случае лучше рассчитывать аванс исходя из отработанного времени.

Как рассчитывать аванс по зарплате в том или ином случае, необходимо указать в локальных нормативных актах предприятия.

Итоги

Сроки выплаты аванса и зарплаты в соответствии с ТК РФ устанавливаются так, чтобы выплаты работникам осуществлялись не реже чем раз в 2 недели. Порядок того, как рассчитывается аванс, ТК РФ в явном виде не определяет.

Государственные органы рекомендуют выплачивать аванс на основании реально отработанного времени за первую половину месяца. Кроме того, по мнению чиновников, аванс и расчет по итогам месяца должны быть сопоставимы по сумме. НДФЛ при выдаче аванса не удерживается, но, если аванс выдается в последний день месяца, возможны споры с налоговыми органами.

Вправе ли работодатель (бюджетное учреждение) вести табель учета рабочего времени (формы 0504421 или 0301008 (Т-13)) только в электронном виде?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Работодатель вправе вести табель учета рабочего времени в электронном виде, но только с обязательным использованием соответствующей электронной подписи.
Обоснование позиции:
В силу части четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Для органов государственной власти, органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук и государственных (муниципальных) учреждений приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н (далее — Приказ N 173н) установлен особый порядок ведения учета рабочего времени. В данных учреждениях должен вестись один из утвержденных данным приказом табелей учета рабочего времени: по форме 0301008 (Т-13) или по форме 0504421.
Также Приказом N 173н утверждены и Методические указания по применению форм первичных учетных документов (далее — Методические указания), однако данные указания не содержат положений, которые бы регулировали рассматриваемую ситуацию.
Тем не менее из п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) прямо следует, что первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа*(1), подписанного электронной подписью*(2), либо одновременно и в бумажном, и в электронном виде.
Кроме того, п. 7 Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н, определено, что первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей субъекта учета, на машинных носителях — в виде электронного документа с использованием электронной подписи (далее — электронный документ). Однако в последнем случае субъект учета, сформировавший электронный документ, обязан изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (смотрите также ч. 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Таким образом, если работодатель решил вести табель учета рабочего времени в электронном виде, для соответствия данного документа требованиям, предъявляемым законодательством о бухгалтерском учете к первичным учетным документам, ему необходимо использовать при составлении данного документа электронную подпись. В ином случае ведение в электронном виде табеля учета рабочего времени, не подписанного электронной подписью, не освобождает организацию от обязанности вести табель на бумажном носителе.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Наумчик Иван
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим
30 января 2015 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Отметим, что электронный документ — это документ, в котором информация представляется в электронно-цифровой форме с электронной подписью; табели учета рабочего времени, не имеющие электронной подписи (имеется рукописная подпись руководителя), электронными документами не являются (смотрите определение СК по гражданским делам Верховного суда Республики Башкортостан от 16.08.2012 по делу N 33-8473/2012).
*(2) Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронная подпись может быть простой или усиленной, при этом участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 1 ст. 4, п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). В ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ также не уточняется вид электронной подписи, которой должен быть подписан первичный учетный документ, что, с одной стороны, дает основание полагать, что для целей бухгалтерского учета работодатель вправе подписывать первичные учетные документы электронной подписью любого вида, главное — чтобы данная подпись соответствовала требованиям Закона N 63-ФЗ. По нашему мнению, наиболее безопасным вариантом является использование документов, составленных в электронной форме и подписанных квалифицированной электронной подписью.