Заявка на бронирование, образец

БРОНИРОВАНИЕ. ОФОРМЛЕНИЕ ЗАЯВКИ НА БРОНЬ

В гостинице процесс обслуживания гостей начинается именно с бронирования, под которым понимается предварительный заказ мест и номеров. Осуществляют функции бронирования либо менеджеры отдела бронирования гостиницы, либо непосредственно служба приема и размещения гостей. Ведь отправляясь в поездку, турист или бизнесмен, не желающий сталкиваться с трудностями найма временного жилья, обязательно свяжется с такой службой и подаст заявку на бронирование места или номера.

Служба бронирования занимается не только сбором заявок, но и изучает спрос на гостиничные услуги в тот или иной момент. На уровень спроса, кроме сезонности, могут оказывать большое значение, например, проходящие в данном регионе культурные или спортивные мероприятия (предположим, кинофестиваль, или чемпионат мира и т.п.). Большое значение имеет также политическая обстановка в регионе, где находится данная гостиница. Ведь не секрет, что в периоды политической нестабильности интерес туристов к данному региону значительно снижается из-за невозможности обеспечить безопасность пребывания. Учитывая все данные факторы, менеджеры отдела бронирования совместно с отделом маркетинга планируют деятельность гостиницы.

Иногда гостиничные комплексы могут применять и двойное бронирование, как правило, это происходит либо в момент проведения массовых мероприятий, либо в пик сезона. Двойное бронирование – это подтверждение о предоставлении мест в гостинице одновременно двум гостям на одну и ту же дату. Конечно, используя такой прием, администрация гостиницы идет на определенный риск. Если кто-то из клиентов аннулировал заявку, то такой прием оправдывает себя. А как быть в том случае, если прибудут оба клиента? И в такой ситуации служба приема и размещения должна иметь возможность поместить клиента, при этом возможно осуществление взаимных связей с близрасположенными гостиницами, куда можно переадресовать клиента или с фирмами, сдающими в аренду жилье и т.п.

Существует несколько способов забронировать номер: письменный, устный или с помощью интернета. В любом случае в заявке клиента, который бронирует номер, должны указываться следующие сведения:

· Число и категория номера;

· Сроки проживания в гостинице;

· Фамилия, Имя, Отчество;

· Форма оплаты;

Организации, подающие заявку на бронирование, указывают также реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, факс, номер счета в банке и т.д.)

Предположим, что организация направляет на участие в семинаре двух своих сотрудников.

При этом с помощью факса организация отсылает в гостиницу письмо-заявку форма №10-Г (см. Приложение 3). Она может иметь следующий вид:

Торговая фирма ООО «Сегмент»

г. Тула, ул. Маяковского 83/1

Счет №________________

В банке_________________

Тел./Факс.

Директору гостиничного комплекса

«Турист»

госп. ________________________

ЗАЯВКА

Просим забронировать для сотрудников нашей организации Ильина П.М. и Федорова Н.С. два одноместных номера с 10.01.04г. до 15.01.04г., заезд в 15 –00ч.

Цель приезда — командировка.

Оплату гарантируем.

Просим подтвердить бронирование по факсу 345-56-73.

Директор ООО «Сегмент» Мишин Ю.В.

Главный бухгалтер Смирнова Л.С.

08.01.04г.

Получив такую заявку, служба бронирования обязана ее зарегистрировать. В том случае если гостиница может предоставить свои услуги по проживанию, то предприятию должно быть направлено подтверждение заявки. Если гостиничное предприятие не может удовлетворить заявку, оно должно прислать отказ.

Гостиница «Турист»

В ответ на Ваш факс от 08.01.04г. подтверждаем бронирование двух одноместных номеров с 10.01.04г. по 15.01.04г. Стоимость проживания в сутки составляет 800 рублей.

В случае изменения Ваших планов просим отменить бронирование до 18.00ч. 09.01.04 г. во избежание выставления счета за простой номера.

Расчетный час в гостинице «Турист» 12 часов дня.

Директор Головин М. П.

Главный бухгалтер Новикова О.С.

08.01.04г.

Обратите внимание!

Каждая заявка на бронирование и аннуляция заказа регистрируются в обязательном порядке. В противном случае, например если аннулированный заказ вовремя не зарегистрирован, то вероятность того, что номер останется непроданным, велика. Мы уже отмечали, что одной из особенностей гостиничного продукта, как услуги, является невозможность хранения. Если номер останется не проданным, то потенциальный доход от такой услуги потерян.

Заявки на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в журнале «И» по форме, содержащей следующие реквизиты:

Регистрационный номер Ф.И.О. Место жительства Вид заявки Дата заявки Дата заезда, выезда Гостиница Количество мест Подпись лица, принявшего заявку.

Заявка, полученные от предприятий (организаций), регистрируется в специальном журнале «П» по следующей форме:

Регистрационный номер Наименование предприятия (организации) Дата представления заявки Дата заезда, выезда Гостиница Количество Подпись лица, принявшего заявку.