Журнал трудовых книжек

Что представляет собой журнал учета трудовых книжек, кто его должен вести и заполнять

Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением. Он может быть приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, а затем отдан на подпись руководителя, подтвердить которую следует гербовой печатью предприятия.

Также можно завести такой журнал самостоятельно, но он должен строго соответствовать унифицированной форме, утвержденной Постановлением Российского Министерства Труда.

Журнал, согласно соответствующему Постановлению Российского Правительства, должен находиться в бухгалтерии предприятия, так как он отражает не работу кадровой службы, а только движение самих трудовых книг.

Ведет и заполняет этот вид учетной документации любой сотрудник бухгалтерии, в функциональных обязанностях которого прописана эта его обязанность и который несет материальную ответственность за данный вид документации в этой организации.

Хранится учетный журнал так же, как и вся документация строгой отчетности:

  • для него отводят шкаф или сейф, где он не может испортиться, потеряться, и где он защищен от похитителей;
  • доступ к нему должен быть ограничен, находиться он должен в бухгалтерии.

Трудовые книжки могут быть выданы только в отделе кадров:

  • выдают ее только тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
  • основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книжек должно быть его заявление в письменном виде;
  • выданная документация обязательно каждый месяц должна подвергаться инвентаризации.

Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.

В таком отчете ответственному сотруднику следует указывать следующее:

  • сколько книжек находится у него;
  • какие суммы получены за трудовые книжки;
  • следует приложить ксерокопии приходных кассовых чеков, которые подтверждают, что работник рассчитался за трудовую книгу.

Правила и порядок заполнения

Все действия в отношении трудовых книжек сотрудников предприятия должны фиксироваться в журнале в день произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

  • подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
  • подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

  • номер и серию документа;
  • по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
  • по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

Как исправлять возможные ошибки

Как же быть, если при заполнении формы были допущены ошибки?
На эту тему не существует никаких нормативных актов, но если ошибка все же произошла, необходимо:

  • в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
  • далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

Все исправления в данный вид документации должны вносить только те лица, которые несут за него ответственность, подтвержденную приказом руководителя предприятия.

Если в журнал, который ведется в бумажном виде, внесены изменения, их также следует внести и в тот, который ведется в электронном виде.

Образец правильного заполнения трудовой книжки можно посмотреть на нашем сайте.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки в статье. Также приведены правила заполнения трудовых книжек.

Узнать, как пишется докладная записка, можно.

Что будет, если не вести журнал учета движения/выдачи трудовых книг

Если руководитель или обычные сотрудники, ответственные за трудовые книжки, относятся к вопросу ведения этого вида документации несерьезно или вообще его не ведут, считая, что он не является важной учетной документацией, а лишь регистром, им стоит знать, что за это предусмотрено наказание:

  • для предпринимателей и должностных лиц — это штраф, который составляет от одной до пяти тысяч рублей;
  • организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Если после последующей проверки такое нарушение повторяется, то наказание будет более суровым:

  • должностных лиц могут оштрафовать на сумму от десяти до двадцати тысяч рублей, а также дисквалифицировать на срок от одного до трех лет;
  • частные предприниматели понесут штраф от десяти до двадцати тысяч рублей;
  • организации выплатят пятьдесят-семьдесят тысяч рублей штрафа.

Нужно сказать, что ответственный руководитель без угроз и штрафов понимает, насколько важна такая документация.

Но если он не осознает этой важности, то размер штрафов, скорее всего, его вразумит.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Это — разные вещи! О ведении книги учета движения трудовых мы подробно писали в этой статье. Неправильное ведение и ответственность Отсутствие в организации Журнала учета документов, позволяющих определять рабочий стаж граждан, места работы и продолжительность деятельности, дает контролирующему органу право на штрафное административное наказание в виде штрафа:

  • от 500 до 5 тыс. рублей (для должностных лиц);
  • 30–50 тыс. рублей (для организации).

Заполнение Книги учета проводит только уполномоченное лицо. При выявлении нарушения этого правила налагается штрафное взыскание: от 3–5 тыс.

рублей (для граждан), от 10–20 тыс. рублей (для должностных лиц). Можно ли и как вносить в нее изменения? Любые исправления сведений без сопровождающих письменных пояснений от лица ответственного за Журнал, недопустимы.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик. В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках». Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст.

Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Работодатель, официально нанимающий сотрудника, в соответствии с нормами российского права должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке или (при её отсутствии) завести для работника новую. В отличие от заполнения анкеты для соискателя при приеме на работу, это требование является обязательным, а его несоблюдение влечёт за собой наложение на индивидуального предпринимателя или организацию штрафа в фиксированном размере.

Трудовая книжка хранится в отделе кадров предприятия с момента оформления сотрудника до его увольнения. По окончании договорных отношений между компанией и работником книжка выдаётся ему на руки; если выдача невозможна, документ пересылается по почте или хранится на предприятии до истечения установленного срока. Чтобы отслеживать все перемещения трудовой книжки, используется специальный журнал; о правилах и порядке его заполнения будет рассказано далее.

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек?

Предназначение журнала регистрации трудовых книжек ясно из названия документа: он необходим, чтобы отслеживать все перемещения документа внутри предприятия-работодателя. Согласно пунктам 40–41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» (Постановление Правительства России №225 от 16 апреля 2003 года) указанный журнал относится к числу обязательных для ведения документов.

Журнал учёта трудовых книжек — важный документ

В отличие от некоторых других шаблонов, например формы заявления о приеме на работу, разрабатываемой каждой организацией, государственной или коммерческой, самостоятельно, журнал учёта движения книжек — унифицированный документ, к заполнению и хранению которого предъявляются самые строгие требования.

Важно: вышеназванный журнал ведётся в пределах одной структуры (ИП, ООО, фирмы, госучреждения). При переходе работника на новое место данные его трудовой книжки прописываются сотрудником отдела кадров или другим ответственным лицом в «свой» журнал.

В журнал, или книгу, движения трудовых книжек вносятся как заведённые ранее документы, так и выданные человеку, в первый раз устраивающемуся на работу, а также дубликаты утерянных документов. В идеале в нём должны содержаться сведения обо всех книжках, имеющих хождение внутри предприятия.

В соответствии с упомянутыми выше Правилами (пункты 40–41) журнал учёта трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям и условиям:

  1. Срок его хранения после сдачи в архив — 75 лет. По истечении этого времени документ должен быть утилизирован любым приемлемым для организации способом.
  2. Журнал должен иметь твёрдый переплёт, защищающий содержимое от механических и химических повреждений: ударов, разрывов, намокания и действия агрессивных жидкостей. Это обусловлено потенциально длительным сроком использования книги регистрации движения.
  3. Страницы журнала должны быть прошиты, а листы пронумерованы (как обычно, с внешней стороны вверху), чтобы исключить возможность фальсификации или случайной утери части содержащихся в нём сведений.

Важно: на месте сшива должны находиться указание суммарного количества листов и подпись руководителя предприятия, филиала или отдела кадров. Этим требованием зачастую пренебрегают, просто прошивая книгу и пронумеровывая страницы, однако при проверке «недооформленный» журнал вызовет нарекания, а при повторно выявлении нарушения ИП или организации придётся заплатить за свою халатность штраф в размере 1000 или 30000 рублей соответственно.

  1. Прошитый документ должен быть в обязательном порядке скреплён пломбой или сургучной печати, без повреждения которых невозможны выемка листов или добавление новых. Печать должна быть исключительно сургучной (применение мастики не допускается) и соединять внутреннюю часть обложки книги, концы использованного для прошивки шнура и часть листа со сведениями об объёме документа. Закон не даёт однозначного определения пломбы, однако на основании сложившейся практики можно сделать вывод, что она должна соответствовать основному требованию: препятствовать механическому изменению количества листов в журнале.

Важно: в ходе пересмотра практики делопроизводства законодателем было принято решение разрешить использование для заполнения книги не только шариковых, но и гелевых пишущих ручек следующих цветов: синего, чёрного и фиолетового. Другие варианты в настоящее время не допускаются в качестве основных, однако могут использоваться — например, для выделения важных деталей или отделения одной записи от другой при ведении рукописной книги. Обычно для этого применяются красные или другие чернила яркого оттенка.

Формально ведение рукописной книги учёта трудовых книжек не является нарушением, однако значительно легче (как для ответственного сотрудника, так и для проверяющих), если она будет заполняться в электронном виде. Унифицированную форму журнала можно бесплатно скачать, воспользовавшись приведённой в последнем параграфе ссылкой.

Как заполняется журнал учёта трудовых книжек?

Поскольку журнал движения трудовых книжек, в отличие от текстов благодарственных писем за хорошую работу и других необязательных документов, стандартизован (форма приведена в Приказе Министерства труда Российской Федерации №69 от 10 октября 2003 года), его заполнение должно происходить в строгом соответствии со следующим планом:

  • Первый столбец — номер трудовой книжки по порядку. Внутри документа используется, как обычно, сквозная нумерация (от начала до конца).
  • Второй, третий и четвёртый столбцы — дата, месяц (цифрой или прописью) и год оформления новой книжки, регистрации уже существующей или вкладыша в неё. Чтобы не усложнять себе жизнь, сотрудники отдела кадров обычно вносят в эти столбцы дату приёма на работу — это не является серьёзным (и тем более выявляемым) нарушением.
  • Пятый столбец — фамилия, имя, отчество (или другие имеющие национальный характер именования) поступившего на работу человека.
  • Шестой столбец — серия и номер трудовой книжки (или вкладыша).
  • Седьмой столбец — специальность, профессия или должность вновь принятого на работу российского гражданина или иностранного подданного. Как и в случае с личными данными, все наименования здесь должны быть приведены полностью, без сокращений и прочерков.
  • Восьмой столбец — полное наименование предприятия-работодателя и, если оно существует, подразделения, в котором будет трудиться принятый на работу человек.
  • Девятый столбец — дата и номер документа, явившегося основанием для официального трудоустройства гражданина.
  • Десятый столбец должен содержать подпись (можно с расшифровкой) ответственного лица, принявшего существующую трудовую книжку или заполнившего новую.
  • Одиннадцатый столбец — сумма, полученная за оформление (заполнение) книжки. В большинстве случаев этот столбец остаётся незаполненным, что является нарушением: при отсутствии данных в нём должен стоять прочерк или принятый в российской практике символ — латинская Z с двумя пересекающими её горизонтальными штрихами.
  • Двенадцатый столбец — дата (число, месяц, год) выдачи работнику трудовой книжки на руки после прекращения действия обычного или срочного трудового договора. Если документ планируется переслать почтой, в этом столбце должна стоять дата отсылки. Если по каким-либо причинам вернуть работнику книжку не представляется возможным, необходимо поставить в этой и следующей графах прочерк.
  • Тринадцатый столбец — подпись (можно с расшифровкой) уволенного гражданина. Если человек отказывается расписываться в журнале, в столбце следует указать номер и дату соответствующего акта.

Важно: при необходимости внесения корректировок неверные сведения зачёркиваются горизонтальной линией (не крест-накрест), а ниже указывается правильная информация. Все исправления должны быть перечислены на внутренней части передней обложки, с указанием номера записи и даты корректировки. Напротив каждого такого «сообщения» обязана стоять подпись внесшего изменения ответственного лица.

Нюансы при заполнении

Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо знать и помнить:

  • фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
  • если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
  • в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за трудовой, согласе адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
  • если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать трудовую — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который также прилагается к журналу;
  • графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.
  • если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там должно быть сказано, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
  • вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.